——档案馆致毕业生的一封信

亲爱的2023届毕业生：

你们好！

韶华似水，岁月如歌，经过几年的努力学习和辛勤付出，你们即将完成学业，走向属于自己更加辉煌的未来。记录你在大学期间学习、工作和生活等许多信息的个人档案，将和你的自律品格一起陪伴你一路走向成功。希望你通过认真阅读以下信息，更加珍视自己个人档案的形成过程，树立更强的档案意识。

一、高度重视个人档案

大学生个人档案是大学生在校期间形成的重要过程记录，是就业录用、职称评定、工龄计算、社保办理、考研深造、提拔政审等事项的唯一可靠凭据，是个人“三龄”“两历”“一身份”认定的原始依据，是组织和单位档案的重要组成部分，是永久留存后世的唯一可靠的系统性记录。

二、个人档案内容

大学生个人档案包括考生档案和大学阶段形成的相关材料，主要如下：

（一）考生档案

1.高中学籍卡（成绩汇总表）；2.高中毕业生体检表；3.高中毕业生登记表；4.入团志愿书（团员必备）；5.高考报名表、高考志愿表、体检表等；6.重要奖惩材料。

以上材料序1、3、5每位学生必须具备，其余根据各方面形成的材料决定 （学籍在江苏、山东、山西等省的同学高考部分档案为电子档，毕业当年4-5月份由档案馆负责到招生就业处统一打印归档）

（二）本、专科大学阶段档案

1.入学登记表；2.体检表；3. 毕业生登记表；4.学籍材料（成绩单、毕业设计（论文）考核表、授位决定）；5.党、团组织材料；6. 奖惩材料；7.实习材料；8.士兵（官）档案（退役后档案转入学校的）；9.学籍异动材料；10.其他重要证明性材料。

以上材料序1-4每位学生必须具备，其余根据各方面形成的材料决定 。

（三）硕士研究生阶段档案

1.研前档案（含考生档案和大学阶段档案）；2.体检表；3.录取表；4.政审表；5.研究生学籍表；6.毕业生登记表； 7.授位决定； 8.学位论文审意见书（三份）； 9.学位论文答辩委员会决议； 10.党、团组织材料； 11.奖惩材料；12.学籍异动材料； 13.其他重要证明性材料。

以上材料序1-9每位学生必须具备，其余根据各方面形成的材料决定 。

三、个人档案形成

（一）本专科（入学登记表和入学体检表）、硕士研究生（体检表、录取表、政审表）于新生入学报到后第一学期形成；

（二）学籍材料成绩单是每学期的成绩汇总，最终形成于毕业前所有课程与学业完成，加盖学校教务处（研究生部）和学院公章方有效；本专科毕业设计（论文）考核表是完成毕业设计（论文）和答辩后形成的材料；硕士研究生学位论文评阅意见书（三份）和 学位论文是通过答辩后由答辩委员会形成决议的材料；授位决定书由学校学位评定委员会为符合授位条件的学生统一制定下发。

（三）党团组织材料形成于党团组织加入过程；

（四）毕业生登记表于毕业前由学生本人和学院共同形成并加盖学校和学校领导签字印章。

（五）奖惩材料形成于个人在校期间的学习、社团或学科竞赛活动获奖，以及违纪违法处分材料；

（六）实习材料形成于相关专业学生最后一年的专业实习年度；

（七）其他相关材料，经学院、学校校验同意后可以归入。

四、个人档案封装与转递

（一）档案封装

各学院根据学生个人档案的相关内容，按照档案归档目录要求，整理大学期间所有材料与档案馆考生档案合档封装形成完整的个人人事档案。

（二）档案去向

各学院组织毕业生严格按照招就处高校毕业生就业系统填报档案投递信息。

单位有资质接收个人档案的（私营企业无资质）直接寄至单位，其余档案一律寄往学生本人户籍所在地人才交流服务中心（升学除外）,部分党政机关事业单位也不接收学校邮寄的档案，是在当地人才交流中心调取档案。特殊情况可根据学生本人意愿进行投递，但需提供单位或人才中心调档函。

填写投递信息注意事项：

1.档案投递至户籍地人才交流服务中心的须在填写时具体到省、市、县（区）人才交流服务中心。

2.档案投递到用人单位的，须首先向用人单位确认是否有接收档案的资质，如接收则按照用人单位提供档案投递信息填写。如不接收，档案接收单位应填写为户籍所在地人才交流服务中心或者用人单位与之签署人事档案托管协议的所在地人才交流服务中心。特别强调：除国企外，民营和私营企业不接收档案。

3.考取外校研究生的毕业生必须严格按照调档函的要求填写录取学校所在省、市、区、校区、专业学院详细地址和接收档案老师姓名及联系方式。

4.学籍在江西、贵州、湖南等省的毕业生要特别注意和查阅询问档案投递所在单位市、区、县接收单位、地址、联系方式(原来信息系统的投递地址部分地区是毕业生就业指导服务中心，现在当地毕业生就业指导服务中心不再接收档案)。

以上信息填写完成后，须经过负责老师审查。

（三）投递方式

根据国家关于个人档案规范管理的相关要求和我校实际情况全部使用大学生档案专递专用通道中国邮政EMS邮寄方式。特殊情况可使用机要通信方式。禁止使用其他快递或者自带档案。档案只能由有权限的的单位拆封，任何情况下学生本人不能拆封档案。

（四）转递程序

毕业生个人档案转递在学校档案馆的统一组织下，各学院各自分工负责，统一分步实施。

1.合档：各学院根据档案馆提供的时间到档案馆合档封装毕业生档案。

2.投递：档案馆根据学校招生就业处提供的毕业生档案投递信息会同中国邮政快递公司在档案馆集体办理档案邮寄。

3.查询：档案馆在毕业生档案全部投递完成一周内在档案馆主页公布档案邮寄单号供学生查询。建议在15天以后至用人单位或者档案接收单位所在地的人才中心查问档案情况，学生本人务必要清楚自己的档案存放情况。

五、特殊情况处理

（一）学籍档案丢（缺）失

建议回学校档案馆综合档案科复印相关材料，电话0813-5505961。

（二）毕业报到后未查询到档案

请联系学校档案馆学生档案室，电话0813-5505261。

亲爱的同学们：当你想念老师和同学时，记得打个电话；当你怀念母校时，记得回来看看；当你有档案服务需要时，记得联系我们（咨询电话：0813-5505961，5505261；或者登陆四川轻化工大学档案馆网站咨询）。母校永远是你们的精神家园和坚强的后盾!

青春不散场，档案伴你行。所有同学要高度重视个人档案及档案的形成，弘扬川轻化 “652”精神，坚守初心使命，砥砺前行, 踔厉奋发，认真学习、努力工作,以更优异的成绩、良好的业绩，使自己的个人档案成为自己通向成功的历史见证。在你们新的人生梦想即将起航之际，档案馆全体人员祝你们---2023届毕业生一帆风顺、前程似锦！

                                                                                 四川轻化工大学档案馆

                                                                                   2023年5月12日

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