第一条 为加强我院实物档案管理，根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《四川理工学院档案工作条例》，特制定本规则。

第二条　实物档案是指我院在教学、科研及其他各项工作中形成的具有保存价值的实物（如奖状、奖杯等荣誉实物，失效的印章，著名人物的题词、书画、名优产品实物等），按归档要求整理归档的实物。

第三条    实物档案是学院建设发展和教学、科研及其他各项工作的历史记录，是学院广大师生员工劳动智慧的结晶，学院对实物档案实行集中统一管理的基本原则，使之完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条    归档范围

凡本院在教学、科研、思想政治工作、行政管理、后勤服务，文体活动等各方面做出了成绩，受到各级领导机关的表彰、奖励，颁发的荣誉奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、证书、证章、奖品；上级领导给学院的题字、题词；失效的印章；对外交往中馈赠的物品及其他有保存价值的实物。

第五条   归档时间

实物档案在次年六月底以前归档。

第六条    分类、编号

归档文件采用年度—实物的方法进行分类。

1.档号的构成：年度+分类号+号。如：

20××— SW — 1～n

↓      ↓      ↓

年度号  分类号   件号

注：实物档案的归档时间采用自然年度。

2.以一件实物为单元，按接收到的先后顺序，从“1”起编写流水号。

3.档号应用标签贴在实物上。

第七条　 编目、排架

①编制目录。档号、授予单位、荣誉称号、获奖实物种类、获奖时间。

②科学排架。

第八条　 本《规则》自下发之日起执行，由院档案馆负责解释。

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