第一章  总　　则

第一条  为切实加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》、四川省《普通高等学校学生档案管理办法》实施细则和《四川轻化工大学档案管理办法》等法律、法规及文件精神，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条　本实施细则所称学生档案，是指具有四川轻化工大学学籍的学生在校期间形成的，反映学生德、智、体、美及家庭、政治、经济等方面状况的个人档案材料，是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据，是学校档案的重要组成部分。

第三条　学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律法规，学校及学生档案形成部门、管理部门应采取一切科学、有力的措施，确保学生档案的完整、准确与安全。

第二章　学生档案管理体制

第四条　学校学生档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导负责，学生档案形成部门、管理部门具体落实。

第五条  学校要为学生档案管理创造良好的工作环境和条件，建设专门的档案库房和规范的档案装具，配备学生档案库房保持适宜温度和湿度的专用设施，以利于学生档案的有效保管。

第六条　学校学生档案管理实行集中统一管理与分类管理相结合的管理体制，建立院校两级学生档案管理运行机制。

第七条　学校全日制普通高等教育学生（本专科学生、硕博士研究生、留学生）档案采用统一组织、集中管理的管理模式。

第八条　学校非全日制普通高等教育-继续教育学院学生档案，由继续教育学校建立学生档案管理分室，在学校档案馆的业务指导下，承担相关学生档案具体业务工作。

第九条　学校与国内和国（境）外高等学校或科研机构联合培养的学生，凡学籍在学院的，其档案由学校档案馆管理；学籍不在学校的，其档案由学生学籍所在单位管理。

第十条　档案馆对全校学生档案管理工作进行统一组织协调，负责学生档案的集中管理业务。

第三章　学生档案管理职责

第十一条　档案馆职责：

（一）制定和实施学生档案管理规章制度；

（二）负责学生档案的接收和集中保管工作；

（三）为有关部门和学院提供学生档案信息服务；

（四）负责已归入档案馆学生档案的借阅、查询及相关工作；

（五）做好学生档案的安全保密工作；

（六）做好学生档案分析统计工作；

（七）牵头负责毕业生档案转递工作；

（八）办理其他与学生档案有关的事项。

第十二条　有关职能部门和学生所在学院工作职责：

（一）招生就业处负责及时向档案馆提供本专科毕业生及研究生的毕业派遣与档案投递信息；

（二）国际学院（国际交流与合作处）负责留学生新生档案的统一接收、汇总、整理及移交工作，负责及时向档案馆提供留学生新生名单，负责留学生在校期间档案的形成、收集和保管，负责及时向档案馆报送留学生的毕业派遣与档案投递信息；

（三）学生工作部（处）、团委、教务处、研究生部（处）等有关学生工作的职能部门负责指导各学院分别做好学生在校期间档案信息材料的收集、整理工作，并负责将相关学生在校期间所获得的各种奖励、处分材料以及各职能部门按归档要求应该存入学生档案的相关材料（如学生团籍材料等）及时（在奖励、处分工作结束以后一个月内）转交各学院存入相应学生档案；

（四）教务处负责及时将按学院、专业分班的本专科新生名单、专升本学生名单（纸质文档、电子文档）送档案馆和各学院，负责催促校外专升本学生专科档案收集并及时移交档案馆；

（五）研究生部（处）负责及时将按学院、专业分班的研究生新生名单送档案馆和各学院，负责及时向档案馆提供研究生毕业生的毕业派遣与档案投递信息；

（六）各学院负责学生在校期间档案材料的收集、整理、归档工作，协助档案馆做好毕业生档案的装档与转递工作。各学院档案工作分管领导负责学生档案有关工作；

（七）学校保密工作办公室负责指导、监督、检查学生档案收集、管理和应用各环节的保密工作。

第四章　学生档案归档范围、归档程序

第十三条　学生档案归档范围：

（一）入学前档案材料：

1、入学前所有学习经历有关材料；

2、有工作经历者入学前的个人档案材料；

3、参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）；

4、其他有关材料。

（二）学生报考和录取材料：

如考生报名登记表、考生体格检查表、考生志愿表等。

（三）在校期间档案材料：

1、入学登记材料（如学生入学登记表等）；

2、参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）；

3、奖励或处分材料（含校级及以上各类奖励登记表或证明文件等奖励材料，个人检查、校级处分决定或免予、撤消处分意见等处分材料）；

4、毕业有关材料（如毕业生登记表、毕业体检表、《全国普通高等学校研究生本专科毕业生就业通知书》等）；

5、其他档案材料（包括相关鉴定、考核、考察材料等）。

（四）在校期间学业档案材料：

1、在校学习有关材料（如学生成绩表、毕业论文（设计）考核表、授予学位决定、学籍异动材料等）；

2、其他学业档案材料（包括参加学生科研训练计划、省级以上学习竞赛活动等成果的鉴定材料、创新创业教育学分认定材料、参加与国内外其他高校联合培养计划的学习材料、参加各种专业培训并取得相关证书材料等）。

第十四条　本专科新生档案的收集、归档程序：

（一）招生就业处在《新生入学须知》中须注明新生档案自带要求或新生档案投递方式、时间、地址等方面的具体要求，并将有关要求告知相关部门和相关学院；

（二）通过邮寄方式邮寄到学校的新生档案直接邮寄到档案馆，部分邮寄到招生就业处、学生处的新生档案，招生就业处、学生处收集清理数量后及时移交档案馆，学生自带的档案报道后及时交所在学院负责学生档案的老师或专职人员。档案馆清理所有邮寄档案数量后统一转交相关学院整理、造册；

（三）各学院按教务处提供的学生分班花名册完成本专科新生档案的收集、整理、核对工作，并按专业、班级、学号登记造册；

（四）相关学院对在规定时间内未接收到的新生档案进行催收；

（五）教务处在向教育部报送电子注册通过后半个月内向档案馆提供本专科新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）；

（六）各学院在本专科新生报到注册后2个月内向档案馆移交经过密封的新生档案和按专业、班级、学号编制的新生档案移交清单（纸质材料和电子文本）；

（七）档案馆按教务处提供的本专科新生正式注册名册对各学院等移交的档案经逐袋清理签字确认后接收，按照学院、专业分类进行管理；

（八）学生在通过国家电子注册后发生学籍变更，教务处应在20个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆和各学院。档案馆和各学院应将变更学籍学生档案做相应变动。

第十五条　研究生新生档案的收集、归档程序：

（一）研究生部（处）在《新生报到须知》中须注明研究生新生档案投递到相关学院的地址、时间、收件人等信息或自带要求，并将有关要求告知相关学院；

（二）研究生部（处）协调相关学院指定专人负责研究生新生档案收集、汇总；

（三）相关学院按研究生部（处）提供的学生分班花名册完成研究生新生档案的收集、整理、核对工作，并按专业、班级、学号登记造册；

（四）相关学院在研究生新生报到注册后一个月内向档案馆移交经过密封的学生档案和按专业、班级、学号编制的新生档案移交清单（纸质材料和电子文本）；

（五）档案馆按研究生部（处）提供的研究生新生正式注册名册对各学院移交的档案经逐袋清理签字确认后接收，按照学校、专业分类进行管理；

（六）档案馆在接收研究生新生档案一个月内按学院、专业汇总研究生新生档案移交清单，并发研究生部（处）和相关学院备存；

（七）研究生部（处）负责协调相关学院对在规定时间内未接收到的研究生新生档案进行催收；

（八）对于录取的非全日制研究生，其入校前档案仍由研究生原所在单位保管。

第十六条  留学生新生档案的收集、归档程序：

（一）国际学院负责留学生新生档案的统一接收和汇总，并负责及时向档案馆提供留学生新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）；

（二）国际学院按留学生分班花名册完成留学生新生档案的收集、整理、核对工作，并按专业、班级、学号登记造册；

（三）国际学院在留学生新生报到注册后2个月内向档案馆移交经过密封的学生档案和按专业、班级、学号编制的新生档案移交清单（纸质材料和电子文本）；

（四）档案馆按留学生新生正式注册名册对国际学院移交的档案经逐袋清理签字确认后接收，按照专业、班级分类进行管理；

（五）国际学院负责对在规定时间内未接收到的留学生新生档案进行催收。

（六）留学生所在相关学院在学生离校前将学生在校学习期间产生的所有材料整理教国际学院，分类整理后交档案馆。

第五章   在校期间学生档案的收集

第十七条  学生档案形成部门必须重视在校学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体、美等方面的材料及时收集归档。

第十八条　学生档案形成部门的档案管理人员要认真鉴别收集的材料，属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确，有形成材料的日期，经组织审查盖章后归档。

第十九条　学生档案材料的纸质载体统一使用A4规格的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水书写，也不能用复写纸复写。

第二十条  学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，任何个人不能随意改名，要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡等上的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月日应一致。反映声像特征的照片要求是近照，反映父母亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第二十一条　休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。学生复学后，档案馆、学生所在学院应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第二十二条  留级学生档案。各学院在接到教务处通知后，应立即将其档案转到所留班级，写进该班花名册，并将其在原班级的名字注销并说明原因。

第二十三条　退学学生的档案。各学院在接到教务处通知后应立即将该学生在校期间形成的档案转交档案馆，档案馆按规定将学生档案转回其生源所在地人事部门保管。

第二十四条　学生在受刑事处分和劳动教养期间，相应学院应及时将该学生在校期间形成的档案交由档案馆代为保管。学生刑满释放、解除劳教的，其档案按有关规定转入其新所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十五条　学生出国不归、失踪、逃亡,其档案由档案馆作为遗留档案保管。

第六章　学生档案的保管和利用

第二十六条  档案馆和各学院根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。

（一）学生档案要有专门的库房，用专业档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。学校档案馆须对上述安全设施进行经常性检查。各学院档案分室中须有暂存学生档案的档案室，对在校本院的学生档案实行集中管理；不允许专兼职档案人员、辅导员等所有个人以任何理由单独或者私自保存学生档案。

（二）应保持库房清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。；

（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。

第二十七条  学生档案管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。  

第二十八条　查阅学生档案规定：

（一）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料；

（二）各学院只能查阅本学院的学生档案。凡到档案馆查阅学生档案，须经所在学院学生档案工作分管领导签字加盖公章后，由学生档案专职或兼职管理人员或学生所在班级辅导员查阅；

（三）外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信并经学生所在学院学生档案工作分管领导签字加盖公章后由相关工作人员陪同方可查阅；

（四）学生需查阅本人档案中的鉴定类档案材料时，由学生提出查阅申请，经所在学院学生档案分管领导签字加盖公章后，由学生档案专职或兼职管理人员或学生所在班级辅导员查阅。查阅非鉴定类档案材料的，须持学生本人有效身份证件，由档案管理人员查阅并提供相关证明。

第二十九条　学生档案一般不外借。特殊情况必须借出使用的，需经学生所在学院学生档案分管领导和档案馆领导签字批准，由学生所在学院专职或兼职档案人员具体办理，限期归还，严禁转借他人。

第三十条　查阅学生档案，不得收取任何费用。

第七章　毕业生档案的转递

第三十一条 毕业生档案的转递由档案馆负责，招生就业处、教务处、研究生部（处）、国际交流与合作处协助，各学院参与，共同完成。

第三十二条　毕业生档案转递的工作程序：

（一）招生就业处、研究生部（处）、国际交流与合作处在毕业生派遣前至少５个工作日向档案馆送交毕业生派遣及毕业生档案投递信息（含纸质材料和电子文本），并及时将毕业生改派动态信息通知档案馆（含纸质材料和电子文本）；

（二）在每年毕业生派遣前半个月内，各学院负责把每位毕业生在校期间所有应归档的材料（含毕业时形成的档案材料和在校期间没有及时归档材料）集中装档并按专业、班级、学号进行排序；

（三）毕业生离校后，按档案馆安排的时间，经档案馆工作人员、各学院有关人员将毕业生入校前档案材料和在校期间形成的档案材料共同审核无误后，装入毕业生专用档案袋，将档案袋密封并签字；

（四）档案馆根据高等学校毕业生档案转递规定，按照招生就业处、研究生部（处）和国际学院提供的毕业生档案详细投递地址及时投递。

第三十三条　毕业生档案转递的有关规定：

（一）毕业生档案转递应按“高等学校毕业生档案转递意见”等相关规定执行，毕业生档案应通过机要投递或派专人送取，不得由学生本人自带；

（二）转出的毕业生档案必须做到准确、完整、齐全，不得扣留或增加任何材料；

（三）转出的毕业生档案必须按“四川轻化工大学档案馆转递人事档案材料通知单”、“机要文件交寄单”的项目详细填写，严密包封。

第三十四条　学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递的，需经学生档案形成部门分管档案工作的领导、档案馆负责人审核签字，经学校分管档案工作的校领导签字批准后，方可办理档案提前转递。

第三十五条　毕业生档案原则上不缓寄。对于少数毕业生确因特殊情况需暂缓转递档案的，需毕业生本人提出书面申请，并出具档案接收单位档案暂缓转递的情况说明，经毕业生所在学院学生档案分管领导和档案馆领导签字批准，可暂缓转递。暂缓转递时间不超过半年，半年后由毕业生所在学院催促毕业生办理档案转递。

第三十六条　凡因各种原因更换了派遣单位，需重新转递档案的，毕业生须到招生就业处或研究生部（处）、国际交流与合作处办理毕业生就业改派手续，再凭新的就业通知书和改寄档案证明到档案馆办理档案重新转递。

第三十七条　毕业生报到后须在３个月之内到单位核查自己的档案。如档案未到，可直接与学校档案馆联系、查询。机要件自交寄之日起一年内到机要局查询，逾期机要局将不再受理查询。

第八章  考核、奖励与处罚

第三十八条　学校对全校学生档案管理工作进行检查、考核和评估，对表现突出的单位和个人以及重要的学生档案科研成果、管理成果给予表彰奖励。

第三十九条  对于利用学生档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。

第九章　附　　则

第四十条　本实施细则由档案馆负责解释。

第四十一条　本实施细则自公布之日起执行。