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四川理工学院档案事业发展报告
[档案馆]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2017年9月22日
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  一、学校档案工作发展沿革

四川理工学院档案馆成立于2004年(2004年四校合并以前各学校档案机构设置差距很大,有设置成档案馆的、也有设置成综合档案室的,有挂靠在图书馆的、也有独立设置的,档案馆、室的级别也有差异,不好统一,故学校档案馆的统一成立时间确定为2004年四校合并时间),正处级建制;学校档案工作由校长直接分管,一名副校长协管,档案馆具体牵头落实;学校设档案馆馆长一人,综合科科长一人,专职档案人员共计12人,本科学历 ,其中:副高职称2人;学校设35个职能部门,21个二级学院,11个研究院、所、中心;每个职能部门,二级学院,研究院、所、中心均设一名兼职档案分管领导和1-2名兼职档案人员,全校共设有兼职档案人员150余人。

档案馆现建筑面积2000余平方米,其中库房面积约1500平方米,分别设置了教学档案库房,党群、行政、财务、基建档案库房,学生档案库房,实物档案库房等4个。库房内配备有空调、除湿机、防盗监测系统等现代化设备。学校档案馆1998年达到档案管理国家二级标准,2009年四川省档案局授予学校档案工作规范化管理一级。

二、学校档案工作发展现状

(一)档案工作基本情况:(见附表2、3),内容同“一”。

(二)档案工作机制建设情况

1.制度建设情况(见附表4)档案制度建设是档案工作良好运行的重要保证。2004年学校档案馆成立以来,档案工作人员非常重视档案制度建设,先后制定并实施了《四川理工学院档案工作条例》《四川理工学院档案库房管理制度》《四川理工学院档案实体分类和档号编制方案》《四川理工学院财会归档文件整理规则》等系列制度21项,并于2007年汇编成册,汇编文件下发学校各部门、各学院贯彻执行,并用于同兄弟院校交流借鉴。

2.档案管理模式:学校档案管理模式是:实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全和使用。学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是学校永久保存和提供利用档案的科学文化信息机构,对学校档案工作实行统筹规划、组织指导、统一制度、协调和监督;各部门、各学院严格按照《四川理工学院档案工作条例》等系列文件制度做好本部门、本学院档案材料的积累、整理、立卷、归档工作。各类别档案归档时间在相应类别档案文件整理规则中均有明确规定,如:党群行政归档文件在次年六月底前归档,教学归档文件中学籍材料在完成一个培养期(即一届学生从入校到毕业)后,在当年的十二月底前归档,其余教学类管理文件在材料形成的次年六月底前归档等。

(三)档案工作经费情况:(见附表5)

档案馆的工作经费每年纳入学校整体经费预算中,日常档案工作经费包括办公费、印刷费、邮电费、差旅费、公务车运行费、接待费等项目,从2004年到2015年,每年都在8——10万元左右,能够保证档案馆各项常规工作有效运行;2016年起,学生档案工作纳入档案馆,学校档案工作经费增加到20.4万元,有力地保证了档案工作顺利开展;档案馆因工作需要的其他经费,如计算机、扫描仪、档案装具的采购等均通过专项经费来实施,具体由档案馆根据工作需要,向学校提交专项报告,经学校同意后由国有资产管理处负责实施。

(四)馆藏档案资源情况:(见附表6)

学校档案馆现拥有四川轻化工学院、自贡师范学校、自贡师范高等专科学校、自贡高等专科学校、自贡教育学院、四川理工学院6个全宗、13个门类综合档案资料45964卷,案卷排架长度883米;254119件,案卷排架长度205米;电子档案3450卷、3266件,照片档案575册,音像档案247盒,实物档案1154件;拥有学生档案及学生遗留档案4万余件。

三、学校档案管理基础业务工作现状

(一)档案收集情况

1.“十二五”以来各门类档案收集情况:见附表7.

2.档案制度的制定与执行情况:档案制度的制定情况见“二、(一)、2”;档案制度的执行情况见附表4。

3.学校各部门开展部门档案材料立卷归档情况:《四川理工学院档案工作条例》第四条 规定: 档案工作是办好学院的重要基础工作之一,是各项管理工作的重要组成部分,是衡量学校教育质量和管理水平高低的重要尺度,是维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院应加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学院整体发展规划,列入各单位有关人员的岗位职责,各单位必须加强档案工作的领导和管理,将文件材料的积累、整理、归档工作列入各单位和有关人员工作内容,严格实行部门和科研课题组立卷归档制度,做到“三纳入”、“四同步”,即:纳入规划和计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。学校各部门、各二级学院均按照《四川理工学院档案工作条例》和各文件整理规则的要求,按时、保质保量完成档案材料立卷和归档工作。

4.属于归档范围内的电子文件归档工作开展情况:学校各部门、各二级学院按照《四川理工学院电子文件归档与管理暂行办法》的要求对属于归档范围内的电子文件进行收集、积累、归档、移交,档案馆进行整理、保管、统计和利用。

5.学生档案的寄存、转出情况:我校学生档案工作是2016年3月才归口档案馆管理的。档案馆目前存放有在校学生高中毕业档案和高考档案28000余份,遗留毕业生档案12000余份,共计4万余份;从2016年起,档案馆原则上不再新增遗留毕业生档案,原遗留毕业生档案正逐步转出。

(二)档案整理工作情况

1.各类纸质档案和电子档案整理执行标准情况:学校依据《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000)及教育部制定的《高等学校档案管理办法》,结合学校实际,制定了《四川理工学院党群、行政归档文件整理规则》《四川理工学院教学归档文件整理规则》等整理规则9项,制定了《四川理工学院电子文件归档与管理暂行办法》;学校各类纸质档案和电子档案均按以上规则和办法进行整理,整理规范,效果良好。

2.档案整理外包情况:学校目前完全依靠自身力量进行各类别档案整理,未开展档案外包整理。

(三)档案保管工作情况

1.档案安全保管制度、举措:学校制定并实施了《四川理工学院档案工作安全与保密制度》《四川理工学院档案安全突发事故应急预案》等有关档案立卷、接收、保管、查阅等各环节的安全制度和发生档案安全突发事故的应急处理预案。安全工作举措有:一是坚持实施每天由一名档案馆科级及以上干部带一名工作人员进行安全检查与安全巡视制度,发现问题及时处理,相关人员每天做好安全检查与安全巡视记录;二是坚持实施每天由门卫专职负责档案馆馆舍周边24小时安全检查与巡视制度,遇到问题特别是安全问题必须及时按程序上报;三是档案馆定期(每学期至少2次)或不定期组织全馆人员集中检查和巡视馆舍安全。

2.是否发生过档案安全事故:档案馆自建立以来,从未发生过档案安全事故。

(四)档案到期鉴定与销毁情况

1.档案鉴定与销毁制度:学校制定了《四川理工学院档案鉴定与销毁制度》。

2.对已到期档案的鉴定与销毁情况:鉴于学校建校时期正处于文化大革命时期,而且学校是原华东化工学院在四川建立的分院,因此学校真正开展档案收集并保存的时间大致在1980年及以后;到目前为止,档案馆馆藏档案数量并不多,所以,至今未进行对已到期的档案进行鉴定,也未进行销毁。

(五)档案利用工作情况

1.档案利用工作基本情况(见附表8)

2.校际档案信息共享情况:目前学校暂未开展校际档案信息共享。

3.数字档案资源使用情况:馆内档案电子资源和老档案数字化资源,经档案馆对相关资源进行审定后上传到南大之星档案管理系统,提供给广大用户使用;档案馆网站日均访问量2016年达275人次。

4.列举档案利用典型案例

案例一:2009年3月-4月,根据国家有关购买社保的规定,学校后勤总公司部分职工希望购买社保,到馆查阅了1996年-2003年财务凭证600余卷,准确无误的找出了全部原始凭证,为这些希望办理社保的人员顺利购买社保提供了重要的凭据材料。

案例二: 2010年10月,接受四川省审计厅审计,档案馆为监审处、校办、继续教育学院查阅提供了2002、2004年原自贡师范高等专科学校基建档案材料,2002-2007年学校基建账目凭证、2001-2009年党务院务会议记录、2007-2009年成教办学协议等档案材料300余卷(件)。

案例三:2011年8月29日,原四川轻化工学院教师张兰,于2011年7月到省教育厅信访处上访,反映其不服2002年4月被学校以长期离岗而被作自动离职处理一事,并要求恢复工作、给予补偿。由于此事发生时间久远,为调查清楚当时的客观情况,按要求的时间答复信访人和省教育厅信访处,档案馆为学校人事处查阅提供了2002年与张兰被作为自动离职处理有关的党委会决定及相关会议记录,为此信访事件及时、准确处理提供了可靠的档案凭据。

案例四:2013年12月,学校开展院士(专家)工作站申报工作。档案馆为计算机学院查阅提供了人工智能四川省重点实验室建设相关材料、企业信息化与物联网重点实验室建设相关材料。人工智能重点实验室作为省级重点实验室,是四川理工学院、四川电力试验研究院、四川长征机床集团有限公司三方合作共建,面向国内外开放的重点实验室,是我国西部地区唯一从事人工智能科学研究的重点实验室。通过这次验收,成功申报为省内首家高校院士(专家)工作站,这再次为提升学校的办学实力与影响力,发挥了档案的利用价值。

案例五:2014年9月,学校迎接化工工艺专业认证工作,档案馆为材料与化学工程学院查询提供了招生领导小组成立文件、招生管理相关文件、毕业生就业等档案材料,并派专职档案人员指导专业认证档案整理工作,为学校顺利通过化工工艺专业认证提供了必要的支撑材料及档案指导,再次为体现学校专业办学特色,提升专业影响力起到积极的作用。

(六)档案信息化建设与服务情况:(见附表9)

学校档案馆通过部门网站建设为用户提供档案信息服务,网站信息服务包括档案业务指导、办事指南、出国翻译、学历认证、查档流程、本馆概况、电话或者网上委托查询等项目;档案馆2011年安装并使用了南大之星档案管理系统,该系统能够为广大用户提供信息档案案卷级目录、文件级目录阅读服务,并提供一定量的档案全文服务。

在档案数字化方面学校起步较晚,2016年以前,档案馆只有两台数字化扫描仪,考虑到档案资料的安全性等诸多因素,学校老档案数字化工作一直以来没有外包,也没有外聘人员从事该项工作, 完全依靠档案馆自身力量进行建设;通过近几年的工作,全文数字化档案4272卷,占学校应该数字化档案的9.3%,档案馆网站2016年总访问量为98612人次。

四、学校档案机构开展校际交流与合作情况

学校档案馆始终坚持走出去,到兄弟院校学习交流,学习他们先进的档案管理理念,学习他们完善的档案资料立卷、收集、整理、保管、利用和深度编研经验,以改进和完善我校档案工作。近年来,我校档案馆先后组织专职档案工作人员多次到四川大学、电子科技大学、西南财经大学、西南交通大学、西南石油大学、西华大学、西南科技大学、西华师范大学、乐山师范学院、成都纺织高等专科学校等省内十余所高校交流学习;也接待了四川大学、西南财经大学、西南石油大学等十余所高校档案馆来馆传经送宝;各高校档案馆之间就高校档案立卷、实物档案收集、学生档案收集保管与转递、档案编研、校史馆建设与档案馆的关系等问题进行了深入研究与探讨,对提高我校档案工作水平起到了极大的推动作用。

五、对学校档案工作发展状况的自我评价

(一)自机构成立以来取得的主要成绩

在学校党政的重视与领导下,在上级主管部门的业务指导下,在全校专兼职档案工作者的积极努力下,学校档案工作以《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)为指导,积极进取,务实创新,取得了较大的进步。2009年我校档案工作规范化管理通过四川省一级考评验收,连续多年在学校安全工作检查验收中荣获先进单位,先后荣获了学校创先争优先进党支部,2008-2012年全省高校档案工作先进集体,2013年获四川省档案工作协会颁发的四川省高校档案工作先进集体,2013年我校体育馆、第三实验楼重大建设项目档案管理考评验收获优秀等级,2016年获自贡市委组织部“共产党员示范团队”等荣誉称号。档案工作为服务学校中心工作做出了积极的贡献。

(二)经验总结

1.领导重视是做好档案工作的关键:俗话说:做任何事情,只要领导重视了,事情就成功一半了。领导特别是单位的主要领导重视了,你在做事情的时候就会要人配人,要物给物,要钱拨钱,所以你要做的事情就成功一半了,另一半需要你及你部门的全体人员兢兢业业、踏踏实实地工作才能成功。我校主要领导,一直比较重视档案工作,日常工作中给予了档案工作大力支持,确保学校档案工作1998年成为国家档案管理二级单位,2009年通过四川省档案工作规范化管理一级考评。2016年起,学校现任主要领导更加重视档案工作,校长亲自分管档案工作,一名副校长协助管理;档案馆工作职责明显扩大:学生档案整体移交档案馆,校史研究、年鉴编辑、名人档案等专题档案、学校文化挖掘工程等学校一批重大项目由档案馆牵头实施或参与实施;学校要求档案馆必须提前介入学校重大规划和重大建设项目整个过程,收集项目各环节档案,档案工作纳入学校各部门、各二级学院年终工作考评,档案馆工作人员由原来的8人增加到12人;学校已经动工建设新的档案馆和校史馆,面积由原来的2000平方米左右增加到4800平方米。另一方面,通过近年来档案馆利用“6.9”世界档案日等系列档案工作宣传活动,全校各级干部和全体师生员工对档案工作的认识和重视明显增加,如今学校各部门、各二级学院因学科专业建设、校史研究、部门历史研究、学术研究、校友资料查询等到档案馆查阅档案资料的人次数大幅增加。这一切表明学校档案工作必将再上一个新的台阶。

2.建章立制是档案工作规范化管理的基础:没有规矩不成方圆。规章制度的建立和实施,是任何工作规范化建设的基础。学校和档案馆一直高度重视档案规章制度建设,多年来,根据上级要求,结合学校工作实际,档案馆先后制定并实施了《四川理工学院档案工作条例》《四川理工学院档案库房管理制度》《四川理工学院实体分类和档号编制方案》《四川理工学院财会归档文件整理规则》等系列制度21项,并于2007年汇编成册,近年来根据形势变化,档案馆也在不断修订和完善相关规章制度。这些制度的制定和实施对学校档案工作的规范化建设起到了基础性作用。

3.档案资源挖掘与建设是档案工作的核心内容:档案资源是学校在办学过程中形成的对学校当前和今后具有保存价值的历史资料,是学校发展历程的历史见证;同时也是提供档案服务范围与服务数量的基础。按照《中华人民共和国档案法》第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有”。过去在档案的收集过程中,由于理解等原因,档案收集往往是档案形成单位交什么,档案馆就收什么即“你交什么我收什么”,一定程度地造成档案资料应收而没有收到;近年来我们特别明确强调:档案资料的收集应做到“应收尽收”,工作中应该做到:根据档案法的要求,我们应该收什么各档案资料形成单位就要交什么即“我要什么你交什么”,这一文字次序的转变,把档案资料收集由被动转变成了主动,只有这样才能保证档案资源及其数量。同时工作中还要有针对性地开展“老档案”资源的挖掘,通过向社会、向老校友、向离退休老同志、向地方或者兄弟院校档案馆等征集散布在民间的与学校发展有关的老档案,作为学校档案资源的有意且必要补充。我校档案馆从2016年起开始全力征集学校建校早期“652工程”建设档案、名人文化专题档案、白酒文化专题档案、国家级特色专业专题档案、盐文化专题档案、灯文化专题档案、学生实物档案等特色档案资源,现已小有成绩,不断拓展学校档案资源渠道。

4.档案信息化建设是提高档案服务能力的有效手段:随着办公手段现代化和信息化程度的提高和发展,人们对档案资料的需求意识和使用频率越来越高,因而全社会对档案工作的重视和要求也越来越高,档案服务社会的职能就越显突出。为了更好地为社会和广大师生员工提供方便快捷地档案服务,一方面学校为档案馆新配置了满足不同扫描需求的数字化扫描仪4台,以便加强老档案数字化工作,档案馆及时将数字化后的数字档案上传到档案管理系统中,供需求者网上查询;另一方面,我们准备全面改版部门网站,在新网站中增添“捐赠档案、专题档案、档案编研、明日之星、学生档案 ”等广大师生员工经常关注和查询的栏目,并及时将相关档案材料上传相应版块;第三是加强工作调研,充分了解高校档案管理系统的功能和品质,准备适时更换现有档案管理系统;通过这些工作不断提高学校档案工作信息建设化水平,不断提高档案服务能力。

5.加强档案队伍建设是做好档案工作的核心:队伍建设是事业发展的核心内容。任何工作都是要人来完成的,离开了人,一切工作都是无源之水、无本之木,档案工作也是如此。目前我校专职档案人员12人,人员数量基本上能够满足档案工作需要;但是,在现有人员中,学历均为本科,副高职称仅有2人,档案专业专科毕业一人,学历职称偏低、结构及不合理。为了更好地适应学校发展和学校档案事业发展需要,为了更好地为广大档案需求者提供高质量及时服务,加强档案工作队伍的升级改造和自我提高就是档案馆当前最为紧迫的任务;我们将通过送外培训、鼓励考研考博、邀请专家学者培训、引进档案专业高学历人才等方式,加强档案队伍建设。

(三)存在的主要问题

近年来学校档案工作取得了一定的成绩,为“十三五”学校档案事业的发展奠定了良好基础,但也存在着一些问题,制约着学校档案事业的发展:一是档案信息化建设专项经费投入不足,馆藏档案数字化工作进展缓慢,档案信息化建设差距很大;二是专职档案人员学历层次不高、专业知识结构亟待更新,专兼职档案管理队伍的整体素质有待加强;三是学校早期珍贵档案征集、专题档案征集、学校文化资源挖掘等工作缺乏专门人才参与,相关工作有待加强;四是档案工作的创新意识、创新能力亟待提高;五是档案服务的意识有待进一步强化、服务能力有待进一步提高。

六、学校档案事业发展趋势思考

(一)学校档案管理体制创新趋势

学校档案管理遵照《档案法》规定,采用“档案工作实行统一领导,分级管理的原则”,学校档案工作由校长分管,一名副校长协管;各部门各二级学院由一名负责人负责本部门本学院档案工作,并视情况配备1-2名专兼职人员负责本部门本学院档案的收集、整理和移交工作;档案馆既是学校档案工作的职能部门又是学校永久保存和提供利用档案的科学文化信息机构,对学校档案工作实行统筹规划、组织指导、统一制度、统一管理、协调和监督,同时负责永久保存和提供利用学校档案。这种管理体制应当说是符合我校实际的。

随着档案事业的发展,根据其他高校运行经验,结合学校实际,可以将学校校史馆的设置同档案馆合并,一套人马两块牌子,这样既有利于相关人员职能扩展,档案人员和校史人员都必须同时了解、掌握相关知识,为做好相关工作打好基础;又有利于校史馆陈列史料的及时更新,从日常档案资料的收集、整理过程中,挖掘适宜于校史陈列的史料,并能够及时补充和更换校史馆陈列史料;还有利于真正把校史馆建设成学校校史教育基地,相关人员因为对档案资料比较熟悉,因而对校史资料的理解会更加深透,对青年教职工和学生的校史教育会更加准确、生动。

(二)学校档案工作各项技术发展趋势

高校档案工作发展进程中,在档案收集、整理、管理和开发应用等方面均有许多技术含量很高的手段和设施,我认为高校档案工作技术发展的趋势是:信息化、智能化。通过档案管理系统与学校办公系统、OA系统、教务系统、招生就业系统、网络信息系统等实现对接,达到档案资料立卷、整理、收集、上传查询等环节网络化,减少或者逐步取消纸质档案,实现全电子档案收集、保管和常规服务,被服务者需要提供证明、证据等服务时,可以到档案馆或者委托档案馆提供相关服务。在此过程中,实物档案和一些特别重要的纸质档案还是需要的,这也是为校史馆准备陈列史料。

(三)学校档案人才队伍建设趋势

学校档案事业发展,人才队伍建设是核心。档案人才队伍建设的趋势是“内培外引”高素质人才

内培:一是加强业务学习与培训,加强档案人员校内教育培训工作,鼓励在职人员学习新技术、新知识,激发队伍活力;二是对外送培在职人员,通过参加各协会和省档案局组织的各种培训以及选送人员到有档案专业的学校短期集中培训或者系统深造,提高档案队伍创新能力和业务水平,努力打造一支业务能力强、服务水平高的档案工作队伍;三是培训好兼职档案管理队伍。建立培训考核机制,完善二级单位档案分管领导的档案政策法规培训机制和兼职档案人员专业知识培训机制,不断提高兼职档案人员的档案意识和业务素质,建设一支热爱档案事业,责任心强,执行有力的兼职档案员队伍。

外引:创造条件争取引进1-2名档案专业高层次人才,解决档案专业人才缺乏和档案深度研究与应用所需人才问题。

(四)学校档案服务工作趋势

传统的档案服务方式是:需要服务者到档案馆提出查询申请,档案人员提出相关档案材料,查阅后根据档案材料性质和使用权限进行复印;或者是需要服务者通过打电话或者通过档案馆邮箱提出申请,由档案工作人员代为办理,并将结果寄送给需要服务者。这些服务方式已经不能很好地满足被服务者的需要了。档案服务的发展趋势是:方便、高效。即一般性服务网上查询,特殊服务到馆办理或者委托办理。当档案工作信息化程度达到要求,档案服务的各种需求即可方便、高效。

(五)学校档案信息资源开发利用中的合作与共享联盟发展趋势

档案信息资源与其他信息资源一样,开发利用是其重要职能;在档案信息资源的开发利用中,合作与共享将是必然趋势;这种合作与共享既包括校内自然科学、人文科学、社会科学等方方面面的合作与共享,又包括高校与高校之间、高校与社会之间的合作与共享,尤其是高校与社会之间的合作与共享将会更加频繁与深入,在这种合作与共享之中高校充分利用其信息资源优势、人才集中优势与地方项目优势、资金优势紧密结合,合作开发,互利共赢。

附件:档案工作表格

 

四川理工学院

2017年7月17日

 

 

 

 

 

 

 

 

附表1 

档案工作发展沿革表

 

机构名称(馆/室)

四川理工学院档案馆

机构成立时间


年度

机构设置

职权范围

班子成员

隶属关系

人员编制(人)

2004.3-2005.12

档案馆

负责学校档案工作制度建设并组织实施,负责全校档案收集、整理分类、归档、保管、利用等档案工作。

孔华

2004.3.11属党政管理机构

8






2005.12-2016.3

档案馆

同上

段雪梅


8






2016.3至今

档案馆

同上

郭金全


12







































说明:“年度”一栏从机构成立算起;此表可添加行数。


 

 附表2

档案工作基本情况统计表

 

单位名称

 

档案机构

名称(馆/室)

 

成立时间

是否独立建制

内设业务

科室

 

负责人及

电话

 

档案规范化管理

认定

档案人员数(人)

档案用房使用面积(㎡)

专职

 

兼职

 

档案库房面积

 

阅览室面积

 

办公用房面积

 

一级

二级

三级


四川理工学院

四川理工学院档案馆

2014.3.11

综合科

郭金全

0813-5505960

一级




12

150余人

1500

95

400


























































































































 

附表3

档案队伍建设情况统计表(截至2016年)

编制情况

性别

平均薪资水平

档案人员编制

实际人员数

12

12

4

8


档案人员具体情况

专职档案人员情况(人)

兼职档案人员情况(人)

年龄

50岁及以上

3


35-49

4


34岁及以下

5


文化程度

博士



硕士



大学本科

12


专科



高中



初中及以下



档案专业程度

博士



硕士



大学本科



专科

1


高中



初中及以下



档案专业技术职务

研究馆员



副研究馆员

2


馆员

4


助理馆员



管理员

6


年均培训次数

2







附表4

档案工作制度建设情况统计表

相关制度

是否建立

执行效果

档案工作发展规划



档案工作年度计划



档案工作人员岗位责任制



档案收集制度



档案整理制度



档案保管制度



档案鉴定及销毁制度



档案统计制度



档案借阅利用制度



档案保密制度



档案工作“三纳入”制度



档案工作检查、考核制度



档案工作评估、奖励制度



档案工作人员聘任制度



档案库房管理制度



(其他管理制度请添加行数列举)





 

 


附表5

档案工作经费情况表

 

年度

年度经费额度

是否单独列入学校预算

是否满足档案工作发展需要

2011

10

2012

9

2013

8

2014

10

2015

10

2016

20

相关硬件

是否配备(注明数量)

温湿度控制设备

空调机

13

去湿机

7

温湿度调控系统

7

智能温湿度控制仪

0

防火防盗设备

消防报警系统

1

视频监控系统

1

防磁保密柜

0

档案利用设备

电子计算机

22

缩微设备


扫描仪

6

光盘刻录机

1

打印机

12

复印机

2

数字照相机

2

摄像机

0

多媒体展示系统

0

其他



 

 

 

 


 

附表6

档案馆(室)藏资源情况统计表

 

全宗情况

档案资源总量

建国前档案资源

建国后档案资源

全宗

名称

起止

年度

纸质档案

电子档案

实物档案

声像档案

 

 

 

 

抢救与修复

历史档案数

照片档案
  (卷)

音像档案
  (盒)



1、四川轻化工学院

1965-2003

12265

46753

1217

0

351

113

0





12265

46753

2、自贡师范学校

1956-1983

1169

21433

84

0

0

0

0





1169

21433

3、自贡师范高等专科学校

1983-2003

7194

27058

0

0

122

122

0





7194

27058

4、自贡高等专科学校


3334

8227

529

0

143

0






3334

8227

5、自贡教育学院


3046

9354

0

0

0

29

0





3046

9354

6、四川理工学院

2004-现在

18956

141294

1620

3266

538

168

247





18956

141294


附表7   

档案收集情况统计表

年度

党群

行政

学生

教学

科学研究

产品生产与科技开发

基本建设

仪器设备

出版

外事

财会


2011


352


422



704

10216

226

 

1064




1413

14

550

5

417

3

42

854

79

2012


417


450



730

10190

224

965




366

8

592

5

319

6

49

974

83

2013


279


454



608

9703

272

1093




103

24

1350

5

306

5

58

966

65

2014


258


350



604

9510

235

1162




228

19

1001

5

247

16

133

1100

73

2015


151


289



670

10373

306

1201




131

39

546

0

0

6

61

13

5

2016


149


227

40000

近200000

275

7964

67

357




16

0

0

0

0

0

0

0

0

表中2016年仪器设备、出版、外事、财会等档案,因还没有完成消毒排架,故其数据不在统计之列。

附表8 

档案利用工作基本情况统计表

年度

提供利用情况

档案编研

是否有陈列馆和展览


提供服务方式

年度利用情况

服务收费情况

公开出版

内部参考

(主题内容)


册数

字数

册数

字数


人次

卷次

件次


2011

到馆查询、电话或者邮箱委托查询、出国翻译等

800


5000




0

0

实物展



2012

同上

1000


5800




0

0

实物展



2013

同上

1000

8200

28000




0

0

实物展



2014

同上

1000


8000




1

10000

档案见证。四川高校发展专题展



2015

同上

900


10000




11

200000

实物展



2016

同上

2124

17643

21464




0

0

实物展



 

 

附表9

档案信息化建设与服务情况表

 

档案信息化建设规划

特色数据库建设情况

网站建设情况

档案现代化管理

出台文件及时间

名称

建设时间

条目(卷、件)数

网站链接

建设时间

网站提供档案信息服务项目

总访问量(只填2016)

档案管理是否纳入单位OA系统

是否使用档案管理软件(具体名称)

案卷级机读目录(条)

文件级机读目录(条)

全文存储

数量(卷)

在单位档案中所占比例

《四川理工学院档案数字化方案》,2016年5月




http://dag.suse.edu.cn

2013

业务指导、办事指南、查档流程、出国翻译、学生档案、学历认证等16项

98612人次

南大之星管理系统

47970

250457

4272

9.3%











































 

 

附表10

档案机构开展学术研究活动情况表(2011—2016年)

科研项目立项完成情况

科研项目名

立项时间

立项类别

经费情况

项目完成情况











撰写/发表/出版学术论著

名   称

出版时间

发表刊物/出版社










学术成果获奖情况

获奖类别

获奖时间

成果名称










档案机构参加学术团体情况

学术团体名称

参与时间

具体职能


四川省高校档案协会

2004



西南高校档案联盟

2004



参与或组织学术会议(活动)情况

会议(活动)名称

参与/组织时间

会议(活动)类别

会议(活动)具体情况





 


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