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四川理工学院2016年档案工作报告
[档案馆]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2017年9月22日
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四川理工学院2016年档案工作在省教育厅、省档案局的领导和亲切关怀下,学校党委、行政高度重视,经过全校150余名专兼职档案人员的共同努力,较好地完成了学校2016年的档案工作。

一、有关档案工作法律、法规、规章执行情况

学校依托档案馆组织全体专兼职档案人员认真学习并贯彻落实《档案法》《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的通知(川委办【2015】2号)、《四川理工学院档案管理制度汇编》等系列法律法规、文件政策;通过学习,全体专兼职档案人员统一了思想,提高了认识,进一步增强了依法、依规、依章做好档案工作的主动性和积极性。

二、档案机构、人员、设施情况

四川理工学院档案工作由校长直接分管,一名副校长协管,档案馆具体牵头落实;全校所有职能部门、二级学院均配备了档案工作分管领导和兼职档案人员共同完成学校档案工作。学校设档案馆(正处级机构)馆长一人,综合科科长一人,专职档案人员共计12人;学校设34个职能部门,20个二级学院;每个职能部门、二级学院均设一名兼职档案分管领导和1-2名兼职档案人员,全校共设有兼职档案人员130余人。

档案馆建筑面积1300余平方米,其中库房面积约900平方米,分别设置了教学档案库房,党群、行政、财务、基建档案库房,学生档案库房,实物档案库房等4个。库房内安装了500立方米的档案密集架,其余为普通档案架,库房内配备有空调、除湿机、防盗监测系统等现代化设备。

三、馆藏档案数量、信息化情况

学校档案馆现拥有四川轻化工学院、自贡师范学校、自贡师范高等专科学校、自贡高等专科学校、自贡教育学院、四川理工学院6个全宗、13个门类综合档案资料共计7万余卷(件),拥有学生档案及学生遗留档案4万余件。

学校配备了南大之星档案服务器与网络档案管理系统,开展了档案资料网上归档立卷、查阅统计等工作。2016年度接收与整理综合档案共计2562卷、1181件,光盘、移动硬盘10张;征集学校建校初期珍贵档案179件,接收学校全部学生档案4万余件,并在学校档案管理系统中完成了综合档案的文件著录

档案馆依靠自身力量完成了四川理工学院2014年学籍档案、声像照片档案、党群行政发文等数字化扫描共计1012卷、7万余张

四、馆藏档案的开发利用、服务情况

2016年提供综合档案现场查询588人次 ,查询档案8201卷(件),电话及邮箱查询393人次,查询档案2668卷(件)。

完成毕业及在校出国学生的中英文成绩及学历、学位翻译51人。

提供查阅基建类档案625卷、会计类档案2218卷、四校合并前后学生信息档案3563卷。

提供借用研究生学位点申报评估相关档案368卷、3821件。

接待电话查询学生档案1000余人次,接待到馆查询学生档案102人次,整理寄送2016届毕业生档案8213份。

五、档案文化建设情况

一是进一步加强档案资源深度研究,在2015年工作的基础上整理、修改、出版了2009-2014年《四川理工学院大事记》《四川理工学院基础数据汇编》等6项;二是以“两学一做”学习教育为平台加强党支部建设,通过支部书记讲党课、全体党员开展专题讨论等多种形式,提高学习收获,助推档案工作,2016年档案馆党支部被自贡市委组织部授予共产党员“示范团队”荣誉称号;三是结合学校档案工作实际,制定了《四川理工学院专题档案征集、管理办法》《四川理工学院白酒文化档案征集方案》等8个。

六、档案安全情况

档案馆牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,确保档案安全。一是围绕新形势下的档案管理标准,修订完善安全管理制度,切实保障档案实体安全和档案信息安全;二是完善各类应急预案,提高工作人员处置突发事件的能力;三是坚持每天一名值班领导和一名值班工作人员上、下午各一次对馆库的常规安全巡视,做好安全防范;四是针对档案馆负一楼纸质档案主库存在的安全隐患,校长办公会审议决定规划建设新档案馆。

七、存在问题

一是档案信息化专项经费投入不足,馆藏档案数字化工作进展缓慢,档案信息化建设差距很大;二是专职档案人员学历层次不高、专业知识结构亟待更新,专兼职档案管理队伍的整体素质有待加强;三是学校早期珍贵档案征集、专题档案征集、学校文化资源挖掘等工作有待加强;四是档案工作的创新意识、创新能力亟待提高;五是档案服务的意识有待进一步强化、服务能力有待进一步提高。

八、下一步工作打算

1.完善档案馆基础设施建设

(1)做好档案馆新馆规划与建设。根据《四川理工学院校长办公会议决事项通知》:同意将档案馆、校史馆建设纳入第五实训大楼建设规划中。派出专人配合基建处等相关部门做好新馆规划与建设,确保“十三五”期间尽早完成新馆建设并投入使用。

(2)在新馆建成投入使用时完善各项配套设施,改善档案保管条件;升级南大之星档案管理系统或者更换管理系统,配置先进的视频监控系统、恒温恒湿控制系统等,建设一个符合时代需求的现代化档案馆。

2.加快档案信息化建设

设立专项经费,增添档案数字化设备,加快档案数字化进程;建立馆藏档案目录数据库、重要档案全文数据库和声像、照片等特殊档案的多媒体数据库;加强电子档案收集管理,积极实施数字化校园环境下的档案信息化建设,大力推进档案信息资源开发利用,逐步提高档案信息化水平。

3.强化档案资源体系建设

一是加强对各二级单位档案归档工作的指导监督,做好档案年度归档工作,实现档案资源应收尽收;二是主动参与、提前介入对学校重大事件、重要活动、重点项目等档案资料的收集工作,保证相关档案及时入馆;三是采取多种措施加强对名人档案、国家级特色专业档案、白酒文化档案、盐文化档案和灯文化档案等专题档案的收集;四是积极面向社会、校友和师生开展形式多样的珍贵档案征集活动,将散存的一些珍贵档案、特色档案接收进馆。

4.加强档案利用服务体系建设

围绕人才培养、科学研究、文化传承创新和社会服务四大职能,创新服务方式和方法,不断提升档案利用服务质量。简化利用手续,开展好档案服务咨询、电话预约查档、来函来电查档;不断扩大档案信息远程服务的范围和能力,积极创造条件,逐步实现档案远程查阅服务。

5.加强档案安全保障体系建设

一是围绕新形势、新标准、新条件,健全和完善档案安全管理制度,确保档案实体和档案信息安全;二是加强各类应急预案演练,提高工作人员处置突发事件的能力;三是加大档案安全硬件设施建设,完善视频监控和自动消防灭火系统。

6.强化档案队伍建设

一是加强专职档案队伍建设。加强档案人员校内教育培训工作,鼓励在职人员学习新技术、新知识,激发队伍活力;选择年轻有为的骨干人员到川内相关机构进行短期培训,鼓励他们攻读硕博士研究生;积极派人参加档案协会和省档案局组织的各种培训,提高档案队伍创新能力和业务水平;积极争取引进1-2名档案专业人才,做好人才传帮带和档案资源深度开发应用。

二是建设好兼职档案管理队伍。完善培训考核机制,加强兼职档案分管领导档案政策法规培训和兼职档案人员专业知识培训,不断提高兼职档案人员档案意识和业务素质,建设一支热爱档案事业,责任心强,执行有力的兼职档案员队伍。

7.积极参加学校文化资源挖掘工程

以传承学校优秀历史文化,弘扬大学精神为核心,以文化内涵挖掘、文化载体建设为重点,积极参与学校文化资源挖掘工程相关工作。加强校史资料收集整理,牵头校史编写,完成《四川理工学院校志》《四川理工学院年鉴》等的编撰出版;牵头启动学校名人档案等专题档案的收集、整理和应用,发挥相关档案应有的育人功能。

 

联 系 人:郭金全(四川理工学院档案馆 馆长)

联系电话:13608158809

 

 

 

四川理工学院

2017年1月16日



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