第一条 为了加强学校会计档案的科学管理，使之在经济管理工作中发挥更大的作用，为学校教学、科研、管理服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《四川轻化工大学档案管理办法》，特制定本规则。
第二条 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、方便开发利用。
第三条 会计档案是学校全部档案的重要组成部分，是学校经济业务活动的真实记录。会计档案工作要纳入学校会计部门的管理制度，纳入会计档案工作计划和规划，纳入工作人员的职责范围，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。
第四条 会计部门要有一位负责人分管会计档案工作。并确定兼职档案人员，协同学校档案馆认真做好会计档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第五条 归档范围
学校会计活动中所形成的不同载体的文件材料，主要包括综合管理、财务会计报告、会计帐薄、会计凭证、其他会计资料等方面的内容，具体范围见附件一。
第六条 可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第七条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计档案可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的财务会计报表、会计账簿、会计凭证等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计档案不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第八条 移交及归档时间
会计档案综合类文件材料立卷归档后在次年六月前归档，其余材料（财务会计报告、会计帐薄、会计凭证、其他会计资料等）在会计年度终了后，可由学校会计管理部门临时保管一年，再移交学校档案馆保管，因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案馆同意。学校会计管理部门临时保管会计档案最长不超过三年。期满后的次年六月底前由学校各会计管理部门的档案管理人员，将应归档的会计档案编制移交目录连同案卷集中向学校档案馆办理移交，并办理相关移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装，电子会计档案移交时应当将电子会计档案与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，特殊格式的电子会计档案应当与其平台一并移交。
第九条 整理组卷
（一）归档文件的整理
1、一般以一份文件为一件；
2、文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后；
3、正文与附件合为一件。正文在前，附件在后；
4、原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在后；凡是要归档的各种材料，在组卷前，按其自然形成的规律和有机联系，分门别类组卷。
5、转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后；
6、同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告与批复、函与复函等同此处理）。批复在前，请示在后（报告与批复、函与复函等同此处理）。
7、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合为一件；
8、报表、名册、图纸、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）不归档的文件材料
1、上级有关财会的普发的（非专指高校）、不办的文件。
2、非定稿的文件。
3、重份文件及校内单位发来的文件。
4、未生效的合同、协议、单据。
5、无查考利用价值的一般性、临时性文件。
6、与校外单位交换来的材料。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（三）会计文件材料案卷组合方法
1、综合管理类文件材料的组卷。按永、长、短的保管期限组织案卷。卷内将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面；
2、财务会计报告、会计帐薄、会计凭证、其他会计资料各类立卷，按永久、定期两类分别组成一卷或数卷，定期一般分为10年和30年，注意分清年度及保管期限，不可混年混期限立卷，；
3、跨年的会计档案，放在会计结束年度立卷。
第十条 严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十一条 分类、编号
归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类。
（一）档号的构成：年度+分类号+案卷号。如：
年 度— CK(11～15) XX—1～n
↓ ↓ ↓ ↓
年度号 分类号 部门 案卷号
注：会计档案的年度采用自然年度。分类号中的二级类目三级类目见《四川轻化工大学档案实体分类和档号编制方案》。
（二）编写案卷页码
1、以件为单位编写页号，从’1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。
2、每份文件材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、序号。
第十二条 卷内目录的编制
（一）卷内文件在分类、排列、编号后，以卷为单位编制目录。
（二）卷内目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。
（三）填写卷内文件目录的方法
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加’[ ]”号
日期：文件的形成时间。
页号：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页号。
第十三条 案卷装盒、编目和排架
（一）装盒
1、卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；
2、案卷题名：财会档案案卷标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型为标题；
3、备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
整理人：由本卷的组卷人签名；
检查人：由对案卷质量进行审核的档案馆工作人员签名；
日 期：案卷整理完毕的日期。
（二）编制案卷目录。档号、案卷题名、页数、起止时间、保管期限，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
（三）按档案顺序号入库排架
第十四条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《文书档案案卷格式》（GB9705-88）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。
第十五条 本《细则》自从下发之日起执行，由校档案馆负责解释。
附件：
四川轻化工大学
会计类档案归档范围和保管期限表
CK11 综 合 |
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关财务会计工作的文件材料 | 永久 | |
2 | 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 | 长期 | |
3 | 本校基金管理工作文件 | 短期 | |
4 | 有关财务管理方面的其他文件材料 | 短期 |
CK12 财务会计报告 | ||
序 号 类 目 名 称 保管期限 | ||
1 | 财务报告 | 永久 | |
2 | 决算报表(含基建综合决算) | 永久 | |
3 | 预算会计报表 | 10年 | |
4 | 年度以上规划表、分配计划、测算表 | 10年 | |
5 | 年度以上各种统计报表(含工资报表) | 10年 | |
6 | 季度以下各种计划、统计报表 | 10年 |
CK13 会计帐簿
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 涉及外事会计帐簿 | 永久 | |
2 | 总帐 | 30年 | |
3 | 预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐) | 30年 | |
4 | 预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐) | 30年 | |
5 | 学院专项基金帐簿 | 30年 | |
6 7 | 日记帐（其中：现金、银行存款日记帐） 固定资产明细帐(卡片)(固定资产报废清理后保管五年) | 30年 10年 |
CK14 会计凭证 序 号 类 目 名 称 保管期限1涉及外事的会计凭证 永久2预算内各种原始凭证、记帐凭证 30年3预算外各种原始凭证、记帐帐单 30年4学院基金各种原始凭证、记帐凭证 30年5会计拨款凭证及其他会计凭证 30年 6涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 30年CK15 其他会计资料 序 号 类 目 名 称 保管期限1会计档案保管清册 永久2会计档案销毁清册 永久3会计档案鉴定意见书 永久4工资发放名册、卡片 永久5工资转移、证明、通知存根 永久 6会计档案移交清册 30年7银行存款余额调节表 10年8银行对账单 10年9各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 10年 |
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