第一条 为了提高学校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学和科研活动中的作用,根据《高等学校档案管理办法》和《四川轻化工大学档案管理办法》，特制定本细则。
第二条 凡本校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料，均属外事档案。
第三条 外事档案是学校对外交流活动的真实记录，是学校档案的重要组成部分。外事档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，方便开发利用。
第四条 外事部门须有一位领导分管、有档案工作人员负责收集、整理外事文件材料，按要求统一进行归档，并将外事档案工作纳入部门的职责。
第五条 外事档案的形成、积累、整理、归档是学校教师和其他人员在外事活动中的职责。监督、检查外事档案的归档工作是外事部门领导和部门档案人员的责任。
第六条 归档范围
凡与学校有关的外事活动所形成的不同载体的文件材料，主要包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。
第七条 归档时间
外事档案在次年六月底前归档。
第八条 整理组卷
（一）归档文件的整理
1、一般以一份文件为一件；
2、文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后；
3、正文与附件合为一件。正文在前，附件在后；
4、原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在后；
5、转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后；
6、同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告与批复、函与复函等同此处理）。批复在前，请示在后（报告与批复、函与复函等同此处理）。
7、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合为一件；
8、报表、名册、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）不归档的文件材料
1、上级有关外事工作普发的（非专指高校）、不办的文件；
2、未定稿的各种文件；
3、未生效的合同、协议书；
4、无查考利用价值的一般性、临时性函件；
5、重份文件，校内各单位发来的文件；
6、与校外单位交换来的文件；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（三）根据外事文件材料的形成规律，按永、长、短的顺序排列，保持其有机联系和便于查考的原则进行组卷。原则上相同内容文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。
第九条 立卷归档文件以件为单位进行装订。外事档案文件材料均须除去金属物，用不锈钢针或线装定。
第十条 分类、编号
归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类。
（一）档号的构成：年度+分类号+案卷号。如：
20XX—WS(11～14)—1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 案卷号
注：外事档案的归档时间采用自然年度。分类号中的二级类目见《四川轻化工大学档案实体分类和档号编制方案》。
（二）编写案卷页码
1、以件为单位编写页号，从’1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。
2、在每份文件材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、件号。
第十一条 卷内目录的编制
（一）卷内文件在分类、排列、编号后，以件为单位编制目录。
（二）卷内目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
（三）填写卷内文件目录的方法
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加’[ ]”号
日期：文件的形成时间。
页号：填写每份文件材料的页数。
第十二条 案卷装盒、编目和排架
（一）装盒
1、卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；
2、备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期
卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
整理人：由组成本卷的组卷人签名；
检查人：由对案卷质量进行审核的档案馆工作人员签名；
日 期：案卷整理完毕的日期。
（二）编制案卷目录。档号、案卷题名、件数、起止时间、保管期限。
（三）按档号先后顺序入库排架
第十三条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。
第十四条 本《细则》自下发之日起执行，由学校档案馆负责解释。
附件一：
四川轻化工大学
外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综 合
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级关于外事工作的文件材料 | 长期 | |
2 | 本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等 | 长期 | |
3 | 外事工作统计报表等 | 永久 | |
4 | 外事工作会议材料 | 长期 |
WS12 出国(境)
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级对出国(境)人员的有关文件材料 | 长期 | |
2 | 国际学术会议论文 | 长期 | |
3 | 投寄国外的学术论文 | 长期 | |
4 | 出国(境)人员考察、访问材料 | 长期 | |
5 | 出国(境)讲学、研究人员有关材料 | 长期 | |
6 | 出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件) | 永久 | |
7 | 国际比赛、竞赛 | 长期 |
WS13 来 院
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 | 长期 | |
2 | 外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 | 长期 | |
3 | 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 | 永久 | |
4 | 来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 | 长期 | |
5 | 国际比赛、竞赛 | 长期 |
WS14 国际合作与会议
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 | 永久 | |
2 | 本校完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久 | |
3 | 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 | 长期 | |
4 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 永久 | |
5 | 双方互赠的礼品、纪念品 | 长期 | |
6 | 国际会议的有关材料 | 长期 |
注：原外国留学生类（WS15）由国际学院收集整理之后，归入相应教学档案和留学生个人档案
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