第一条 为了提高学校出版类档案（以下简称出版档案）的质量和管理水平，充分发挥出版档案的作用，根据《高等学校档案管理办法》和《四川轻化工大学档案管理办法》，结合学校实际，特制定本细则。
第二条 出版类档案是指在学校编辑出版的校刊、校报、书籍及其他内部刊物的活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分，是重要的信息资源，是学校的宝贵财富。出版档案由学校档案馆集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，方便开发利用。
第三条 出版档案工作是学校出版管理工作的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入工作人员的职责范围。
第四条 学校报、刊编辑部等部门，要有一位负责人分管出版类档案工作。并确定本部门档案人员，协同学校档案馆认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。
第五条 归档范围
学校出版有关的活动所形成的不同载体的文件材料，主要包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件一。
第六条 归档时间
部门档案人员应在次年的六月底前，将上年应归档的出版材料立卷归档后（包含电子文档），集中向学校档案馆移交，并办理好移交手续。
第七条 整理规则
（一）归档文件的整理
1、一般以一份文件为一件；
2、文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后；
3、正文与附件合为一件。正文在前，附件在后；
4、原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在后；凡是要归档的各种材料，在组卷前，按其自然形成的规律和有机联系，分门别类组卷。
5、转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后；
6、同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告与批复、函与复函等同此处理）。批复在前，请示在后（报告与批复、函与复函等同此处理）。
7、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合为一件；
8、报表、名册、图纸、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）不归档的文件材料
1、上级有关出版的普发的（非专指高校）、不办的文件；
2、未生效的合同、协议书；
3、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
4、重份文件及校内单位发来的文件；
5、无查考利用价值的事物性临时性文件；
6、校外单位交换来的文件；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（三）出版文件材料案卷组合方法
1、综合管理类文件材料的组卷。按永、长、短的保管期限组织案卷。卷内将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面；
2、出版类档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷；
3、跨年的出版档案，放在出版物出版年度立卷；
第八条 立卷归档文件以件为单位进行装订。出版档案内的原稿须除去金属物，用线装定。
第九条 分类、编号
归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类。
（一）档号的构成：年度+分类号+案卷号。如：
20XX年— CB(11～15)—1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 案卷号
注：属于出版管理内容的采用自然年度。其余采用出版年度。分类号中的二级类目见《四川轻化工大学档案实体分类和档号编制方案》。
（二）编写案卷页码
1、以件为单位编写页号，从’1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。
2、在每份文件材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、序号。
3、成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号。
第十条 卷内目录的编制
（一）卷内文件在分类、排列、编号后，以件为单位编制目录。
（二）卷内目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
（三）填写卷内文件目录的方法。
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。
日期：文件的形成时间。
页号：填写每份文件材料的页数。
第十一条 案卷装盒、编目和排架
（一）装盒
1、卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；
2、案卷题名：出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题；
3、备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期
卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
整理人：由本卷的组卷人签名；
检查人：由对案卷质量进行审核的档案管理工作人员签名；
日 期：案卷整理完毕的日期。
（二）编制案卷目录。档号、案卷题名、件数、起止时间、保管期限。
（三）按档号先后顺序入库、排序和上架。
第十二条 凡归档文件及整理所用的各种材料，须符合国家有关档案保护及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。
第十三条 本《细则》自下发之日起执行，由学校档案馆负责解释。
附件一：
四川轻化工大学
出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合管理
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关编辑出版工作的文件 | 长期 | |
2 | 上级召开的编辑出版工作会议文件 | 短期 | |
3 | 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 | 永久 | |
4 | 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 | 永久 | |
5 | 编辑出版部门管理形成的文件材料 | 短期 |
CB12～N 出版物项目
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 编辑出版合同、协议书 | 长期 | |
2 | 出版请示和批复 | 长期 | |
3 | 原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单) | 长期 | |
4 | 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件、光盘等载体材料 | 长期 | |
5 | 封面设计图样 | 短期 | |
6 | 出版通知单、书刊、音像出版物样品 | 永久 | |
7 | 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 | 短期 | |
8 | 获奖或受查处情况的文件材料 | 长期 | |
9 | 有参考价值的读者来信、重要评论 | 短期 | |
10 | 再版修改意见 | 短期 |
四川轻化工大学外事档案管理实施细则
第一条 为了提高学校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学和科研活动中的作用,根据《高等学校档案管理办法》和《四川轻化工大学档案管理办法》，特制定本细则。
第二条 凡本校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料，均属外事档案。
第三条 外事档案是学校对外交流活动的真实记录，是学校档案的重要组成部分。外事档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，方便开发利用。
第四条 外事部门须有一位领导分管、有档案工作人员负责收集、整理外事文件材料，按要求统一进行归档，并将外事档案工作纳入部门的职责。
第五条 外事档案的形成、积累、整理、归档是学校教师和其他人员在外事活动中的职责。监督、检查外事档案的归档工作是外事部门领导和部门档案人员的责任。
第六条 归档范围
凡与学校有关的外事活动所形成的不同载体的文件材料，主要包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。
第七条 归档时间
外事档案在次年六月底前归档。
第八条 整理组卷
（一）归档文件的整理
1、一般以一份文件为一件；
2、文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后；
3、正文与附件合为一件。正文在前，附件在后；
4、原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在后；
5、转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后；
6、同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告与批复、函与复函等同此处理）。批复在前，请示在后（报告与批复、函与复函等同此处理）。
7、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合为一件；
8、报表、名册、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）不归档的文件材料
1、上级有关外事工作普发的（非专指高校）、不办的文件；
2、未定稿的各种文件；
3、未生效的合同、协议书；
4、无查考利用价值的一般性、临时性函件；
5、重份文件，校内各单位发来的文件；
6、与校外单位交换来的文件；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（三）根据外事文件材料的形成规律，按永、长、短的顺序排列，保持其有机联系和便于查考的原则进行组卷。原则上相同内容文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。
第九条 立卷归档文件以件为单位进行装订。外事档案文件材料均须除去金属物，用不锈钢针或线装定。
第十条 分类、编号
归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类。
（一）档号的构成：年度+分类号+案卷号。如：
20XX—WS(11～14)—1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 案卷号
注：外事档案的归档时间采用自然年度。分类号中的二级类目见《四川轻化工大学档案实体分类和档号编制方案》。
（二）编写案卷页码
1、以件为单位编写页号，从’1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。
2、在每份文件材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、件号。
第十一条 卷内目录的编制
（一）卷内文件在分类、排列、编号后，以件为单位编制目录。
（二）卷内目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
（三）填写卷内文件目录的方法
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加’[ ]”号
日期：文件的形成时间。
页号：填写每份文件材料的页数。
第十二条 案卷装盒、编目和排架
（一）装盒
1、卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；
2、备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期
卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
整理人：由组成本卷的组卷人签名；
检查人：由对案卷质量进行审核的档案馆工作人员签名；
日 期：案卷整理完毕的日期。
（二）编制案卷目录。档号、案卷题名、件数、起止时间、保管期限。
（三）按档号先后顺序入库排架
第十三条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。
第十四条 本《细则》自下发之日起执行，由学校档案馆负责解释。
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