第一条 为了提高学校教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在教学科研管理中的作用，根据《高等学校档案管理办法》、四川省《高等学校管理办法实施细则》和《四川轻化工大学档案管理办法》，特制定本细则。
第二条 教学档案是指学校在教学管理教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式载体的文件材料。
第三条 教学档案是教学活动的真实记录，是重要的信息资源，是学校的宝贵财富。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，不得任意转借、买卖和销毁。
第四条 每学年开始，各教学管理部门在布置本学年工作时预按教学档案归档范围和要求，布置教学文件材料积累与归档任务。
第五条 教务处、学生处、招生就业处、继续教育学院、研究生部（处）以及各学院都是教学档案的立卷单位。教学管理部门和学院的教学管理人员应按职责范围，做好文件材料的收集、整理，确保不遗漏丢失。
第六条 实行由教学管理部门立卷归档责任制。各部门档案工作人员须将本部门所形成的教学材料收集齐全，并按本细则规定整理立卷，经档案馆工作人员审查验收合格后归档。
第七条 归档范围
凡是学校教学活动中所形成的不同载体形式、具体保存价值的文件材料都属归档范围，主要包括教学综合管理文件、招生就业、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、教材、学位工作等方面的材料。具体范围见附件一。
第八条 归档时间
除学籍材料在完成一个培养周期（即一届学生从入校到毕业）后，在当年十二月底前归档外，其余教学类管理文件材料在次年六月底前归档。
第九条 整理组卷
（一）归档文件的整理
1、一般以一份文件为一件；
2、文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后；
3、正文与附件合为一件。正文在前，附件在后；
4、原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在后；
5、转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后；
6、同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告与批复、函与复函等同此处理）。请示在后，批复在前（报告与批复、函与复函等同此处理）。
7、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合为一件；
8、报表、名册、图表、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）不归档的文件材料
1、上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；
2、上级有关教学的未定稿的文件；
3、重份文件；
4、无查考利用价值的事物性临时性文件；
5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
6、校内其他单位发来的文件；
7、与校外单位交换来的文件；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（三）根据教学文件材料的形成规律，按永、长、短的顺序排列，保持其有机联系和便于查考的原则进行组卷。原则上相同内容文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。
第十条 立卷归档文件以件为单位进行装订。对在装订线以外有字迹的文字材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠、拆除文件材料上的金属物。
第十一条 分类、编号
归档文件采用年度—机构（问题）—保管期限方法进行分类
（一）档号的构成：年度+分类号+案卷号。如：
20XX—JX(11～18)—1～n
↓ ↓ ↓
年度 分类号 案卷号
注：属于教学管理内容的采用自然年度。其余采用教学年度。涉及学籍问题的，采用毕业时的年度。分类号中的二级类目见《四川轻化工大学档案实体分类和档号编制方案》。
（二）每份文件材料分别编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。
（三）在每份文件首页的右上角空白处盖归档章，填写档号、序号。
第十二条 卷内目录的编制
（一）卷内文件在分类、排列、编号后，以卷为单位编制目录。
（二）卷内目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
（三）填写卷内文件目录的方法
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加’[ ]”号
日期：文件的形成时间。填写时应以8位阿拉伯数字表明年月日，如;2019年2月28日，标准格式为：20190228。
页号：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页号。
第十三条 案卷装盒排架
（一）装盒
1、卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；
2、备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期
卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
整理人：由组成本卷的组卷人签名；
检查人：由对案卷质量进行审核的档案馆工作人员签名；
日 期：案卷整理完毕的日期。
（二）按档号先后顺序入库排架
第十三条 凡归档文件及整理所用的各种材料，须符合国家有关档案保护及《国家机关公文处理办法》之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。
第十四条 本《细则》自下发之日起执行，由学校档案馆负责解释。
附件一：
四川轻化工大学教学类档案
归档范围和保管期限
JX11 综 合
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级下达的有关教学工作的文件材料 | 长期 | |
2 | 教学改革、培训目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 | 永久 | |
3 | 本院规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 | 永久 | |
4 | 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 | 长期 | |
5 | 非学历教育的培训班、进修班材料 | 长期 | |
6 | 统计报表 | 永久 | |
7 | 学生运动会材料 | 长期 |
JX12 学科与实验室建设
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 | 长期 | |
2 | 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 | 永久 | |
3 | 重点学科、专业、实验室建设材料 | 永久 | |
4 | 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 | 长期 | |
5 | 学科、专业、实验室建设统计报表 | 永久 |
JX13 招 生
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关招生工作的文件材料 | 长期 | |
2 | 招生计划、规定、生源计划 | 长期 | |
3 | 新生录取材料及新生名单 | 永久 | |
4 | 委培、代培、自费生计划、合同及名单 | 长期 | |
5 | 招生宣传、招生工作总结 | 短期 | |
6 | 研究生入学试题及指导教师名册 | 长期 |
JX14 学籍管理
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 新生入学登记表 | 永久 | |
2 | 学生学籍表 | 永久 | |
3 | 在校学生名册 | 永久 | |
4 | 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） | 长期 | |
5 | 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） | 长期 | |
6 | 学生处分材料 | 长期 |
JX15 课堂教学与教学实践
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 各专业教学计划、教学大纲 | 永久 | |
2 | 课程建设要求及安排、校历表、课表 | 长期 | |
3 | 各系、科、专业课程试题库 | 长期 | |
4 | 典型教案、重要备课记录 | 长期 | |
5 | 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 | 短期 | |
6 | 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 | 短期 |
JX16 学 位
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关学位工作文件材料 | 长期 | |
2 | 本校学位评定条例、办法及计划、总结 | 长期 | |
3 | 学位委员会会议记录、决定 | 长期 | |
4 | 学位委员会授予各层次学位清册 | 永久 | |
5 | 本科生优秀学士学位论文 | 长期 | |
6 | 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 | 长期 |
JX17 毕 业 生
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关毕业分配的文件材料 | 长期 | |
2 | 毕业生工作计划、简报、总结 | 长期 | |
3 | 毕业生供需统计、计划、合同 | 长期 | |
4 | 毕业生登记表 | 永久 | |
5 | 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 | 永久 | |
6 | 毕业生、派遣证存根领取签收册 | 长期 | |
7 | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 长期 | |
8 | 毕业生验印表 | 永久 |
JX18 教 材
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 自编、主编教材 | 永久 | |
2 | 各系各专业使用教材目录 | 长期 | |
3 | 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 | 永久 | |
4 | 其他有保存价值的自编参考资料 | 短期 |
注：存学院教学类资料
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 本科生毕业论文及评审意见 | 长期 | |
2 | 课堂教学材料、课程进度表 | 短期 | |
3 | 教师任课安排、教案 | 长期 | |
4 | 优秀实习报告 | 短期 | |
5 | 本专业教学检查、调查材料及总结 | 短期 | |
6 | 教师工作量核算、登记材料 | 短期 |
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