第一条 为加强学校实物档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《四川轻化工大学档案管理办法》，特制定本细则。
第二条 实物档案是学校建设发展和教学、科研及其他各项工作的历史记录，学校对实物档案实行集中统一管理的基本原则，使之完整、准确、系统、安全和有效利用。
第三条 本细则所指的实物档案主要包括学校在教学、科研及其他各项工作中形成的具有保存价值的并按归档要求整理归档的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画等及学校发展中有纪念意义的物品。
第四条 归档范围和保管期限
（一）荣誉实物档案。学校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。（集体或项目的荣誉实物原件须由相关单位移交档案馆保管，原单位可根据需要留存复制品；个人荣誉实物须由相关单位将扫描件汇总至档案馆保管，原件由本人保管。）
（二）印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
（三）名人字画等实物档案。省（部）级及以上领导、杰出校友、社会知名人士赠予学校的题词、书画、留言等。
（四）学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。学校重大活动中有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、宣传画册等。
（五）本校与国内、境外、国际交往中收受的礼品。
（六）其它有保存价值的实物（包含校内外相关人员捐赠的反映学校各个历史时期的不同实物材料）。
（七）实物档案的保管期限原则上为永久保存。
第五条 归档流程
（一）清洁修整。实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时要进行清洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同要求进行修复。
（二）编制移交目录。移交部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。
（三）移交归档。省(部)级及以上荣誉实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交。市级以下荣誉实物档案由本单位、部门保管。印信、字画、礼品等随获随交。
第六条 归档要求
（一）对于属于归档范围的实物，各部门应及时向档案馆归档，由档案馆集中管理。任何部门或个人不得据为己有。
（二）荣誉实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
（三）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。
第七条 归档时间
实物档案在次年六月底以前归档。
第八条 分类、编号
归档文件采用年度—实物的方法进行分类。
（一）档号的构成：年度—分类号—号。如：
年 度 — SWXX — 1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 件号
注：实物档案的归档时间采用自然年度。
（二）以一件实物为单元，按接收到的先后顺序，从’1”起编写流水号。
（三）档号应用标签贴在实物上。
第九条 编目、排架
（一）编制目录。档号、授予单位、荣誉称号、获奖实物种类、获奖时间。
（二）科学排架：按年度、实物物理属性分类分别排列编号
第十条 保管与利用
（一）实物档案原则上应该存放于可视性强的柜架上摆放，保持外观优美、整齐。档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。
（二）关于实物档案的利用，原则上只面向校内各单位部门提供服务，校外单位借用须开具介绍信并说明理由，经学校档案工作分管校长同意后方可借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。
第十一条 本办法自下发之日起执行。未尽事宜，由校档案馆负责解释。
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