第一条 为了提高学校科技档案(包括科研档案、基建档案、设备档案和产品档案)的质量和管理水平，充分发挥科技档案在学校和社会发展建设中的作用，根据《高等学校档案工作规范》和《四川轻化大学档案管理办法》，特制定本细则。
第二条 科技档案是指学校在科研、基建、设备和生产及其管理活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式载体的文件材料。科技档案是科技活动的真实记录，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。
第三条 科技档案工作是科技管理工作的重要组成部分，是科技活动的重要环节，科研处、基建处、国有资产管理处应把科技档案工作纳入本部门的职责范围，并作为检查和考核部门及相关工作人员的依据之一。
第四条 学校科技活动过程中形成的应该归档保存的不同载体形式的材料，任何部门和个人不得据为己有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借买卖或销毁。保护科技文件材料的完整、准确、系统、安全是科技工作人员的责任。
第五条 学校对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备（价值10万元以上的）等进行鉴定、验收时必须有档案馆人员参加并对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。
第六条 归档范围
学校科技活动中形成的不同载体的文件材料，主要包括：
（一）科研档案归档内容有综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件一。
（二）基建档案归档内容有综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。具体范围见附件二。
（三）设备档案归档内容有综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。具体范围见附件三。
（四）产品档案归档内容有综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件四。
（五）加强重大项目建设档案管理工作，确保档案的齐全完整。
第七条 归档时间
综合类的管理文件材料在次年六月前归档，科技(科研、 设备、产品)项目在鉴定验收后两个月内归档，基建类应在项目完成后3个月内归档。
第八条 整理组卷
（一）归档文件的整理
1、一般以一份文件为一件；
2、文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后；
3、正文与附件合为一件。正文在前，附件在后；
4、原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在后；
5、转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后；
6、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合为一件；
7、请示与批复各为一件，批复在前，请示在后（报告与批复、函与复函等同此处理）。
8、报表、名册、图纸、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
（二）不归档的文件材料
1、上级有关科技的普发的（非专指高校）、不办的文件；
2、上级有关科技的未定稿的文件；
3、重份文件；
4、无查考利用价值的事物性临时性文件；
5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
6、校内其他单位发来的文件；
7、与校外单位交换来的文件；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
（三）科技文件材料立卷组合方法
1、综合管理类文件材料的组卷。按永、长、短的保管期限组织案卷。卷内将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面；
2、项目类文件材料的组卷。按一个项目组织案卷。卷内既有文字材料，又有图纸材料，应文字在前，图样在后。图纸按图的类别序号排列；
3、科技文件材料中的图纸等，幅面大于卷盒的，按A4图纸规格折叠成手风琴式；
第九条 立卷归档文件以件为单位进行装订。对在装订线以外有字迹的文字材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠、拆除文件材料上的金属物。
第十条 分类、编号
归档文件采用年度—项目（问题）--保管期限方法进行分类。
（一）档号模式：基建、科研、设备、产品：年度+分类号+案卷号。
1、科研档案号：
年 度— KY(11～12)—1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 案卷号
注：科研综合类（KY11）的采用自然年度。项目（KY12）采用完成年度。
2、设备档案号：
年 度— SB(11～12)—1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 案卷号
注：设备综合类（SB11）的采用自然年度。项目（SB12）采用完成年度。
3、产品档案号：
年 度—CP(11～12)—1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 案卷号
注：产品综合类（CP11）的采用自然年度。项目（CP12）采用完成年度。
4、基建档案号：
年 度— JJ(11～12)XX— 1～n
↓ ↓ ↓ ↓
年度号 分类号 工程项目 案卷号
注：基建综合类（JJ11）的采用自然年度。项目（JJ12）采用完成年度。
（二）编写案卷页码
1、以每份科技文件材料为单位，从’1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。
2、在每份科技文件材料首页的右上角空白处盖归档章，填写档号、序号。
第十一条 卷内目录的编制
（一）卷内文件在分类、排列、编号后，以件为单位编制目录。
（二）卷内目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
（三）填写卷内文件目录的方法
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加’[ ]”号
日期：文件的形成时间。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2019年6月8日，标准格式为2010608。
页数：卷内每件文件的页数。
第十二条 案卷装盒、编目和排架
（一）装盒
1、卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；
2、案卷题名：案卷题名由责任者、项目（基建、科研、设备、产品）的内容及名称构成。
3、备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期
卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
整理人：由本卷的组卷人签名；
检查人：由对案卷质量进行审核的档案馆工作人员签名；
日 期：案卷整理完毕的日期。
（二）编制案卷目录。档号、案卷题名、页数、起止时间、保管期限，分别对基建档案、科研档案、设备档案和产品档案，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
第十三条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。
第十四条 本《细则》自下发之日起执行，由四川轻化工大学档案馆负责解释。
附件一：
四川轻化工大学科学研究类档案
归档范围和保管期限表
KY11 综 合
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 科研行政管理文件材料 | 长期 | |
2 | 科研计划管理文件材料 | 长期 | |
3 | 科研成果管理文件材料 | 长期 | |
4 | 科研经费管理文件材料 | 长期 | |
5 | 申报科学基金及有关批复 | 长期 | |
6 | 学会工作(学术活动)材料 | 短期 |
KY12-1 科研准备阶段
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 开题报告与课题调研论证材料 | 长期 | |
2 | 任务书、合同、协议书 | 永久 | |
3 | 课题研究计划、设计 | 长期 | |
4 | 计划执行情况、计划调整或撤销报告 | 短期 | |
5 | 课题投资和预决算材料 | 短期 |
KY12-2 研究实验阶段
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料) | 永久 | ||
2 | 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果) | 永久 | ||
3 | 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等) | 永久 | ||
4 | 研究工作阶段小结、年度报告 | 长期 | ||
5 | 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 | 永久 | ||
6 | 样品、标本等实物的目录 | 永久 | ||
KY12-3 总结鉴定阶段
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 研究报告、研制报告 | 永久 | |
2 | 论文专著 | 永久 | |
3 | 工艺技术报告 | 永久 | |
4 | 技术诀窍报告 | 永久 | |
5 | 专家评审意见 | 永久 | |
6 | 鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见) | 长期 | |
7 | 鉴定证书 | 永久 | |
8 | 推广应用意见 | 长期 | |
9 | 课题工作总结 | 长期 |
KY12-4 申报奖励阶段
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 科研成果登记表 | 永久 | |
2 | 科研成果报告表 | 永久 | |
3 | 科研成果奖励申报与审批材料 | 永久 | |
4 | 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 | 永久 | |
5 | 专利申请书或证书原件或影印件 | 永久 |
KY12-5 推广应用阶段
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 转让合同、协议书 | 永久 | |
2 | 生产定型鉴定材料 | 永久 | |
3 | 成果被引用或投产后反馈意见 | 短期 | |
4 | 推广应用方案及实施情况 | 长期 | |
5 | 扩大试生产的设计文件、工艺文件 | 长期 | |
6 | 成果宣传报导材料 | 短期 | |
7 | 对外学术交流材料 | 长期 |
附件二：
四川轻化工大学基本建设类档案
归档范围和保管期限表
JJ11 综 合
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关基建工作的文件 | 长期 | |
2 | 基建工作规章制度 | 长期 | |
3 | 基建工作计划、总结、简报 | 长期 | |
4 | 基建工作总体规划 | 永久 | |
5 | 基建工作年度(季度)总结、统计报表 | 永久 | |
6 | 基建工程财务预、决算 | 长期 | |
7 | 全院性总体规划、设计总平面图 | 永久 | |
8 | 水、电、气管道分布图 | 永久 | |
9 | 地质勘探、地形测量材料 | 永久 | |
10 | 产权证书 | 永久 |
JJ12-1 可行性研究
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 项目建议书及上级批复 | 永久 | |
2 | 可行性研究报告 | 永久 | |
3 | 项目评估 | 永久 | |
4 | 环境预测、调查报告 | 永久 | |
5 | 设计任务书及计划任务书 | 永久 |
JJ12-2 设计基础
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样有说明 | 永久 | |
2 | 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 | 永久 | |
3 | 水文、气象、地震等其它设计基础材料 | 永久 |
JJ12-3 设计文件
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 初步设计 | 永久 | |
2 | 技术设计 | 永久 | |
3 | 施工图设计 | 长期 | |
4 | 技术秘密材料、专利文件 | 永久 | |
5 | 设计计算书 | 长期 | |
6 | 关键技术实验 | 永久 | |
7 | 总体规划设计 | 永久 | |
8 | 设计评价、鉴定及审批 | 长期 |
JJ12-4 工程管理文件
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 | 永久 | |
2 | 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 | 永久 | |
3 | 施工执照 | 永久 | |
4 | 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 | 永久 |
JJ12-5 施 工
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 土地施工文件 | ||
(1) 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 | 短期 | ||
(2) 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 | 长期 | ||
(3) 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 长期 | ||
(4) 建筑材料实验报告 | 长期 | ||
(5) 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 | 永久 | ||
(6) 土建施工定位测量地质勘察 | 永久 | ||
(7) 土、岩试验报告，基础处理 ，基础工程施工图 | 永久 | ||
(8) 隐蔽工程验收记录 | 永久 | ||
(9) 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 | 永久 | ||
(10) 分项、分单位工程抽量检查、评定 | 长期 | ||
(11)交工验收记录证明 | 长期 | ||
(12) 竣工报告、竣工验收报告 | 永久 | ||
2 | 设备及管线安装施工文件 | ||
(1) 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 | 短期 | ||
(2) 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 长期 | ||
(3) 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 | 长期 | ||
(4) 隐蔽工程检查验收记录 | 长期 | ||
(5) 强度、密闭性试验报告 | 长期 | ||
(6) 设备调试记录 | 短期 | ||
(7) 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 | 长期 | ||
(8) 系统调试、实验记录 | 长期 | ||
(9) 管线清洗、通水、清毒记录 | 短期 | ||
(10)管线标高位置、坡度测量记录 | 长期 | ||
(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定 | 长期 | ||
(12)竣工报告、竣工验收报告 | 长期 | ||
3 | 电气、仪表安装施工文件 | ||
(1) 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 | 短期 | ||
(2) 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 长期 | ||
(3) 调试、整定记录 | 长期 | ||
(4) 性能测试和校核 | 长期 | ||
(5) 施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 | 长期 | ||
(6) 操作、联动试验 | 短期 | ||
(7) 电气装置交接记录 | 短期 | ||
(8) 中间交工验收记录、工程质量评定 | 长期 | ||
(9) 竣工报告、竣工验收报告 | 长期 |
JJ12-6 竣工验收
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 竣工验收报告 | 永久 | |
2 | 全部竣工图纸 | 永久 | |
3 | 质量评审材料 | 永久 | |
4 | 工程现场声像材料 | 永久 | |
5 | 竣工验收会议决议文件 | 永久 |
JJ12-7 基建财务、器材管理
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 财务计划、年度计划 | 短期 | |
2 | 工程概算、预算、决算 | 永久 | |
3 | 主要材料消耗、器材管理 | 短期 | |
4 | 交付使用的固定资产 | 永久 | |
JJ12-8 生产技术准备、试生产
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 技术准备计划 | 短期 | |
2 | 试生产管理、技术责任制 | 长期 | |
3 | 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 | 短期 | |
4 | 设备试车、验收、运转、维护记录 | 长期 | |
5 | 安全操作规程、事故分析报告 | 长期 | |
6 | 技术培训材料 | 短期 | |
7 | 工业卫生、劳动保护材料 | 长期 |
附件三：
四川轻化工大学仪器设备类档案
归档范围和保管期限表
SB11 综 合
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 | 长期 | |
2 | 本院仪器、设备管理的规章制度 | 长期 | |
3 | 设备工作计划、报告、总结、调查材料 | 长期 | |
4 | 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 | 长期 | |
5 | 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 | 长期 | |
6 | 本院有关仪器、设备业务工作综合性统计材料 | 长期 |
SB12 仪器设备项目
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等) | 长期 | |
2 | 上级或主管领导批复和准购批示 | 长期 | |
3 | 定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等 | 长期 | |
4 | 进口设备过程中有关的技术商务文件 | 长期 | |
5 | 开箱记录及装箱单 | 长期 | |
6 | 安装、调试记录和双方签字移交文件。保修单 | 长期 | |
7 | 验收报告及文件材料 | 长期 | |
8 | 索赔来往函件及结果文件 | 长期 | |
9 | 设备说明书及全套随机文件材料 | 与设备共存 | |
10 | 使用、检修、故障事故记录(设备履历书) | 与设备共存 | |
11 | 重大事故的调查分析及处理意见 | 与设备共存 | |
12 | 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 | 与设备共存 |
附件四：
四川轻化工大学产品生产与科技开发类档案
归档范围和保管期限表
CP11 综 合
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 | 长期 | |
2 | 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表 | 长期 | |
3 | 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 | 长期 | |
4 | 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 | 长期 | |
5 | 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 | 永久 |
CP12-1 销售管理
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 产品用户清册 | 长期 | |
2 | 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 | 长期 | |
3 | 用户反馈的产品技术文件材料 | 长期 | |
4 | 产品说明书、宣传品、广告样张 | 短期 | |
5 | 产品用户交验协议 | 短期 |
CP12-2 产品计划准备阶段材料
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文 | 长期 |
CP12-3 产品生产设计(研制)阶段材料
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 总体方案设计材料 | 长期 | |
2 | 全套设计型图纸 | 长期 | |
3 | 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 | 长期 | |
4 | 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 | 长期 | |
5 | 阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复 | 长期 | |
6 | 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 | 长期 |
CP12-4 产品生产试制与鉴定阶段材料
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 试验大纲、试验记录及试验工作总结 | 长期 | |
2 | 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 | 长期 | |
3 | 试验规程和记录、样机底片、照片等 | 长期 | |
4 | 得奖材料、专利材料 | 长期 | |
5 | 论文、专著 | 长期 |
CP12-5 产品生产阶段材料
序 号 类 目 名 称 保管期限 |
1 | 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 | 长期 | |
2 | 全套工艺定型图纸、技术条件说明书 | 长期 | |
3 | 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料 | 长期 | |
4 | 材料定额和借用单，工时定额 | 短期 | |
5 | 生产定型报告及批复 | 长期 | |
6 | 重大质量事故分析，重要联席会议纪要 | 长期 | |
7 | 各种更改单及技术通知单 | 长期 | |
8 | 生产工作总结报告、技术工作总结报告 | 长期 |
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