四川轻化工大学党群、行政档案管理细则

发布者：dagAdmin发布时间：2021-11-17浏览次数：171

第一条 为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据国家档案局发布的《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2015）及教育部制定的《高等学校档案管理办法》，结合归档文件整理规则学校实际，制定本细则。

第二条 本细则规定了归档文件的整理、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于学校党群、行政部门形成的所有归档材料。

第三条 本细则中的归档材料是指学校各部门在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料及电子文件材料。

整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档材料整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。归档材料的整理应保证纸质文件和电子文件整理的统一。

质量要求：

（一）归档文件应完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退色的文件应予复制；

（二）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

（三）归档范围：见附件一《党群类档案归档范围和保管期限》

附件二《行政类档案归档范围和保管期限》

不归档的文件材料：

1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

上级机关发来供工作参考的抄件；

上级机关征求意见未定稿的文件；

2、重份文件；

3、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

5、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的群众来信；

6、学校职工兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；

（四）电子文件归档应包括格式转换、元数据的收集、归档数据包的组织、储存等。

第四条 归档程序：按照归档时间要求，各部门将处理完毕的文件材料，在档案馆的指导下进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一步整理和保存。

第五条 归档时间：各党群、行政部门，应在次年六月底前归档。

第六条 归档文件应以件为单位进行整理。

（一）’件”的确定：’为一件”是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

1、一般以一份文件为一件；

2、文件正本与定稿合为一件；

3、正文与附件合为一件；

4、原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件；

5、转发文与被转发文合为一件；

6、同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告与批示、函与复函等同此处理）；

7、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件；

8、报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册)为一件。

9、正本与翻译件为一件；中文本与外文本为一件。

（二）件内文件排序方法

1、正本在前，定稿在后；

2、正文在前，附件在后；

3、原件在前，复制件在后；

4、转发件在前，被转发件在后；

5、请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；

6、不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；原文在前，译文在后。

7、不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文本在后。

（三）件与件之间的排序方法

1、按永久、30年、10年的顺序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面；

2、会议文件、统计报表等成套性文件材料应按照保管期限排列。

第七条 归档文件以件为单位进行装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本盒文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的易锈蚀、易氧化金属物或塑料装订用品。

第八条 归档文件的分类、编号

归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类

（一）档号的构成：年度+分类号+件号。如：

20XX — DQXX—1（1-n）

↓ ↓ ↓

年度分类号件号

(二)每件文件材料分别编写页号，正面编写在右下角，背面有文字、图表的编在左下角。

（三）在每份文件首页右上角空白处加盖归档章，填写全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号，页码（式样见附图1）。

（四）归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。

第九条 编制归档文件目录

（一）归档文件在分类、排列、编号后，以件为单位编制目录。

（二）归档文件目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等（式样见附图2）。

归档文件目录的填写要求：各文件处理部门必须按照以下要求填写。

1、件号：由各立档单位整理人员按分类体系填写；

2、文号：文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有省略或改动；

3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

4、题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加’[ ]”以示区别。如’XX省教育厅关于转发教育部[2017]24号文件的通知”，应重拟题名为’[XX省教育厅关于转发《国家教育部关于加强学籍管理的几点意见》的通知]”；会议记录需拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规则，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题名，外加’（）”号，如’关于进一步加强学校治安管理的决定（附：四川轻化工大学治安管理条例）”；

5、日期：即文件的形成日期（或生效日期）;

6、页数：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页号。

7、备注：用于填写归档文件需要说明的情况，包括密级、缺损、销毁等。

（三）各归档部门在《四川轻化工大学数字档案管理信息系统》编制归档文件目录，经档案馆审查、校核后，由档案馆进行数据提交和打印目录。

第十条 归档文件的移交

（一）学校各单位分别负责本单位的归档工作；

（二）各单位兼职档案员整理好档案，向档案馆移交并办理交接手续。

第十一条 装盒排架

（一）装盒

1、归档文件整理完毕后装入符合国家最新标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面及盒脊各栏目；

2、备考表：填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期；

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章；

检查人：由检查归档文件整理质量的档案馆工作人员签名；

日期：归档文件整理、检查完毕的日期。

③ 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。

（二）科学排架

第十二条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《国家机关公文处理办法》之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、档案不得采用易锈蚀、易氧化金属物或塑料装订用品装订等等。

第十三条 本《规则》自下发之日起执行，由校档案馆负责解释。

附图1：

全宗号	年度	件号

机构（问题）	保管期限	页数

附图2：

归档文件目录

件号	责任者	文号	题名	日期	页数	备注

附件一：

四川轻化工大学党群类档案

归档范围和保管期限表

DQ11　　党务综合

序号　　　　　类　目　名称　　　　　　　　保管期限

1	上级党组织有关党的建设针对本校的文件材料	30年
2	本校党代会文件材料
	(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等；	永久
	(2)提案及办理情况；会议简报、会议内容、会议记录、情况反映等；	30年
	(3)参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样	10年
3	本校党委会、常委、党委扩大会、总支书记会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件	永久
4	党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)	永久
5	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	永久
6	以党委名义召开的工作会议材料	永久
7	校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
8	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿	永久
9	党委工作简报	永久
10	党委大事记	永久
11	启用印章的文件和印模	永久
12	党群系统重要统计材料	永久
13	党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复	30年
14	党委保密、秘书工作的有关文件	30年
15	重要的群众来信来访及处理材料	30年
16	党委与有关机关联系、协商工作的来往文件	30年
17	总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表	30年
18	总支、直属支部建党工作及有关材料	30年
19	总支、直属支部人员奖励及有关材料	30年

DQ12 纪　检

序号　　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

1	上级纪委关于纪检工作的文件	30年
2	纪委工作规章制度	30年
3	纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计	永久
4	校纪委会议记录	永久
5	党员处分、复查材料	永久
6	群众来信来访及处理意见	10年

DQ13 组　织

序号　　　　类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

1	上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报	30年
2	本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料	永久
3	本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知	永久
4	落实政策的有关材料	30年
5	副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)	永久
6	总支、支部改选报告、审批材料	30年
7	各总支、支部委员名册	30年
8	党员名册	30年
9	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料	30年
10	发展新党员、预备党员转正的名册	30年

DQ14　　宣传教育

序号　　　　　　类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

1	上级关于宣传工作的文件	30年
2	本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
3	教职工政治思想工作动态及调查材料	30年
4	理论学习的决定、通知、计划、总结	30年
5	反映本院重大活动的剪报及图表	永久
6	上级有关思想政治工作的文件	30年
7	本校有关思想政治工作的决定、通知、条例	永久
8	本校党校的有关材料	永久
9	党委中心组会议记录	永久

DQ15　　统　战

序号　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

1	上级关于统战工作的文件	30年
2	本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结	永久
3	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
4	本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料	永久
5	台、港、澳和侨务工作材料	30年
6	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	30年
7	统战工作重要会议记录	30年

DQ16　　工　会

序号　　　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

1	上级有关工会工作的文件	30年
2	工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计	永久
3	教职工代表大会文件材料	30年
4	会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)	30年
5	表彰工会先进集体、个人的材料、名单	30年
6	处分会员的有关材料	30年
7	工会委员会会议记录、纪要	10年
8	基层工会干部名册	30年
9	会员名册	30年
10	妇女工作材料	30年
11	教职工运动会材料	30年

DQ17　　团　委

序号　　类　目　名　称　　　　　保管期限

1	上级关于团委工作的文件	30年
2	学校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)	永久
3	学校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)	永久
4	团委工作计划、报告、总结及规章制度	永久
5	团委工作典型调查材料、优秀团员的材料	30年
6	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	30年
7	处分团员的材料及复查材料	30年
8	批准入团、离团材料及名单	30年
9	团干部名单	30年
10	团员名册	30年
11	团委会议记录	30年
12	学生会文件材料	30年
13	学校学生组织、参与的各种学会、社团的有关材料	30年
14	各团总支的有关材料	30年
15	团委牵头进行的重大活动的有关材料	30年
16	社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料	30年

DQ18　　学校各学院党群材料

序号　　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

主要包括学院党总支、团总支、工会分会、学生会在工作中形成的文件材料

30年

附件二：

四川轻化工大学行政类档案

归档范围和保管期限表

XZ11 　行政综合

序号　　　类　目　名　称　　　　　保管期限

1	上级有关高校行政管理的综合性文件	30年
2	全校性的规章制度	永久
3	本校年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4	校长办公会会议记录、纪要	永久
5	校务委员会委员名单、会议记录、纪要	永久
6	全校性的工作会议、座谈会文件	30年
7	校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿	30年
8	本校发展规划及上级批复	永久
9	本校评估材料	永久
10	本校向上级的请示及其批复	永久
11	本校各部门的请示及学校的批复	30年
12	有关全校性工作的调查材料和经验总结	永久
13	学年报表及综合统计	永久
14	本校历史沿革、情况介绍	永久
15	本校大事记、简报、信息、动态等	永久
16	校庆工作材料	30年
17	群众来信来访文件材料	30年
18	校友工作材料	30年
19	上级有关与本校、所、中心的来文	30年

XZ12　　人　事

序号　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

1	上级机关有关人事工作的文件	30年
2	本校人事工作的规章制度	30年
3	人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录	永久
4	关于机构、编制规划、计划报告及上级批复	永久
5	关于校内机构设置、变化的文件材料	永久
6	干部任免文件及名册	永久
7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料	永久
8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料	永久
9	每年接收引进师资的名册	30年
10	师资培养和管理工作的计划、规定、总结	永久
11	教师进修计划、安排、总结	30年
12	教师工作量的规定及执行情况	30年
13	教师业务考核材料	30年
14	人事统计报表	永久
15	教职工名册	永久
16	教研室、研究室主任名册	30年
17	教职工评定、聘任专业技术职称及上级批复等材料(要求附审批表)	永久
18	教职工工资调整材料、名册	30年
19	教职工转正定级材料	永久
20	教职工校内调动材料	永久
21	教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)	永久
22	职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)	永久
23	教职工援外和支援边远地区材料	30年
24	教职工福利工作	30年
25	教职工商调函件	30年
26	使用临时工有关材料	30年
27	群众来信来访材料	30年
28	教职工退职、离职和出国的有关材料	30年
29	教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料	30年
30	教职工退休花名册	30年

XZ13 监察、审计

序号　　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

1	上级有关监察、审计工作的文件	30年
2	本校监察、审计工作方面的规章制度	30年
3	监察、审计工作计划、总结、调查报告	永久
4	监察、审计工作统计年报及重要报表	永久

XZ14　　武装、保卫

序号　　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

1	上级有关保卫工作的文件	30年
2	本校保卫工作方面的规章制度	30年
3	本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
4	全校师生员工案件的调查、处分结论材料	30年
5	要害部门的保卫、消防工作材料	30年
6	保卫工作简报	30年
7	上级有关武装、人防、征兵等工作的材料	30年
8	本校武装部职责范围内的规章制度	30年
9	武装保卫部工作计划、总结、调查报告	30年
10	武装保卫部工作统计年报及重要报表	30年

XZ15 　后　勤

序号　　　　　　类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

1	上级有关后勤工作的文件材料	10年
2	本校后勤部门及各科室规章制度	30年
3	本校后勤工作计划、报告、调查材料	30年
4	屋业管理规定、总结	30年
5	防震、防汛、三废治理工作的文件材料	30年
6	爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件材料	30年
7	师生员工健康状况调查材料及统计表	30年
8	车辆工作的有关文件材料	10年
9	伙食工作的有关材料	10年
10	校园绿化工作的有关材料	10年

XZ16　　档案、图书、网管

序号　　　类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

1	上级有关图书、情报、博物工作的文件	30年
2	档案、图书、文博规章制度	30年
3	档案、图书、文博工作计划、报告、总结	30年
4	档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报	永久
5	档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料	30年
6	档案指南、全宗介绍	永久
7	学校信息化建设的有关材料	30年

XZ17 其它

序号类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

其它临时大型活动材料

30年

XZ18 发展规划处

序号　　类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

1	上级有关文件	30年
2	本校发展规划处规章制度	30年
3	本校发展规划处工作计划、报告、调查材料	30年
4	本校发展规划及上级批复	30年

XZ20 资产公司

序号　　类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

1	上级有关文件	30年
2	本校资产公司规章制度	30年
3	本校资产公司工作计划、报告	30年
4	各项招投标合同及材料	30年

XZ21 大学科技园管理办公室

序号　　类　目　名　称　　　　　　　　保管期限

1	上级有关文件	30年
2	本校大学科技园管理办公室规章制度	30年
3	本校大学科技园管理办公室工作计划、报告	30年

XZ22 学校各学院行政材料

序号　　类　目　名　称　　　　　　　　　保管期限

1	各二级行政部门工作中形成的文件材料		30年
2	各学院工作计划、总结、报告		30年

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