第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《四川轻化工大学档案管理办法》，提高学校声像档案质量和管理水平，有效地为学校工作服务，充分发挥声像档案的作用，特制定本细则。
第二条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带、磁盘、光盘等)和配套文字材料，均属声像档案。声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
第三条 声像档案是学校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及管理各方面工作，真实记录学校各个时期发展的面貌。
第四条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，实行统一管理，形成声像档案的各部门，要按照要求，做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。
第五条 归档范围
学校各项活动中直接形成的声像材料，主要包括综合管理、制作工作和声像载体材料三方面，具体范围:
（一）党政活动类
1、历届党代会、团代会、学代会、教代会、妇代会、先代会及党政重大会议的各种声像材料；
2、校庆、教师节、重大纪念日形成的各种重要声像材料；
3、民主党派组织的重大活动的各种声像材料；
4、少数民族、港澳同胞、归侨重要活动的各种声像材料；
5、省级以上领导和社会名流来院视察工作、参观访问的各种声像材料；
6、学校党政领导任职期间的重要工作照及声像材料；
7、授予校外知名人士名誉称号声像材料；
8、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。
（二）教学类
1、迎新及开学典礼的声像材料；
2、知名教授、专家和在学术上造诣较深的中、老年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等声像材料；
3、师生实习、社会实践等材料；
4、学生参加各种知识竞赛的照片、录相等；
5、历届毕业生照片、毕业典礼的材料；
6、评选优秀教学质量奖、优秀材料及发奖大会材料；
7、本校编制的声像材料、教学参考材料。
（三）科研学术活动类
1、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料；
2、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料；
3、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会（科技报告会）包括：大会开幕式、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料；
4、著名专家来校作学术报告的声像材料；
5、参加部级以上科技成果展览的声像材料及重大项目科技成果代表性的声像材料；
6、在校学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。
（四）文体活动类
1、历届校级运动会的重要声像材料；
2、校运动代表队参加市级以上运动会的声像材料；
3、历届校级文娱调演、艺术节的声像材料；
4、学校师生员工创作的艺术作品照、书法、画展的声像材料；
5、参加市级以上文娱调演、艺术节、书画展的声像材料。
（五）外事活动类
1、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料；
2、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料；
3、外籍人士赠送的礼品照片及其它声像纪录材料；
4、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活工作的声像材料；
5、在学校召开的国际性学术会议场面的声像材料；
6、学校派出国外进行友好访问、考察、进修留学所获得的声像材料。
（六）产品、仪器设备类
1、本校研制、试制、生产的产品的样照；
2、产品使用情况的场面声像材料；
3、价值10万以上的重大仪器设备的样照和安装调试试运行照。
（七）校园建设类
1、学校在各时期的校园环境的声像材料；
2、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料；
3、校门、校牌、大楼及校园风光的声像材料。
（八）获奖类
1、教学活动获得的奖状及奖品照片；
2、科研项目成果奖状及奖品照片；
3、学校产品获奖的奖状的照片；
4、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。
5、劳动模范行先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。
第六条 归档时间
声像载体材料归档时间为次年6月底以前，照片档案的归档时间随时形成随时归档。
第七条 材料整理
（一）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。
（二）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
（三）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介等。
（四）毕业班合影采用以班级为单位，统一为7寸彩色照片，需说明专业、年级、摄影时间，并按序填写学生、教师姓名。
（五）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《高等学校档案工作规范》执行。
第八条 分类、编号
（一）档文件采用年度——问题——保管期限方法进行分类。
1、档号的构成： 年 度—分类号—案卷号。如：
20XX — SX(12-19) —1～n
↓ ↓ ↓
年度号 分类号 案卷号
注：声像档案的年度采用自然年度。分类号中的二级、三级类目见《四川轻化工大学档案实体分类和档号编制方案》。
第九条 案卷装盒、编目
（一）装盒
1、卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；
2、案卷题名：声像档案案卷标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型为标题；
（二）编制目录。档号、案卷题名、时间、保管期限，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
（三）光盘的编目。一张光盘一个档案号，并且要在光盘上面作标注，其内容是：上面光盘档号，下面是编制单位、制作日期、复制单位、复制日期；左边套号，右边是类型及容量等。
第十条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《非书资料著录规则》（GB3792.4-85）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。
第十一条 本《细则》自下发之日起执行，由校档案馆负责解释。
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