第一条　为了更好地反映我院职工在政治思想、教学工作、科研活动等方面的成绩以及管理水平、科研能力，充分发挥个人成果档案在教学、科研中的作用，根据《高等学校档案工作规范》和《四川理工学院档案工作条例》，特制定本规则。

     第二条　个人成果档案是我院教职工在教学、科研和管理工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式载体的能够反映学院及个人业务水平和政绩等方面材料。

     第三条　归档范围

本院教职工公开发表的论文、教材、专著、获奖证书、荣誉证书以及能反映个人业务水平和政绩方面的材料。

  第四条  归档时间

作者或获奖者在发表、出版和获奖后，将刊物、教材、专著和证书等交到科技处，由科技处向档案馆移交。

 第五条  归档文件按人头，以件为单位进行整理

归档材料应逐件加盖档号章，填写档号章的各个项目，档号章的位置在每件文件首页的右上角。归档文件的件数，一般以一个成果单独计算为一件；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

 第六条  归档材料以件为单位进行装订。个人成果档案须除去金属物，用线装定。对在装订线以外有字迹的文字材料或破损的文字材料，以及与本卷文字材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊。

第七条  分类、编号

归档文件采用年度--问题--保管期限方法进行分类。

1.档号的构成：  年 度-- 分类号—件号。如：

20×× -- GR  —  1～n

↓      ↓         ↓          

 年度   个人成果   件号

2.编写案卷页码

①以件为单位，编写页号，从“1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。

②在每份文字材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、序号。

     第八条　编制目录

 ①归档文件在分类、排列、编号后，以件为单位编制目录。

②目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、题名、日期、页数、备注等七项。

③填写目录的方法

顺序号：以卷内文字排列先后顺序填写的序号。

责任者：形成该文字材料的单位或对该文字材料负有责任的署名者。

题名：成果标题，一般应照实抄录。

日期：材料的形成时间。

页号：填写每项成果尾页标注的页码。

     第九条  装盒、排架

1、装盒

①归档文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；

②备考表：填写归档文件情况说明、整理人、检查人和日期；

归档文件情况说明：填写归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

整理人：由组成本卷的责任者签名；

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名；

日  期：案卷整理完毕的日期。

③归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。

3、科学排架

    第十条　凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。

   第十一条  本《规则》自下发之日起执行，由院档案馆负责解释。

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