第一条  为了提高我院外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学和科研活动中的作用,根据《高等学校档案工作规范》和《四川理工学院档案工作条例》，特制定本规则。

第二条　凡本院与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料，均属外事档案。

第三条　外事档案是学院对外交流活动的真实记录，是我院档案的重要组成部分，是学院的宝贵财富。外事档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，方便开发利用。

　　第四条　外事部门要有一位领导分管、有兼职档案员负责收集、积累外事文件材料，按档案馆统一要求进行归档，并纳入外事部门的职责范围。

　　第五条　外事档案的形成、积累、整理、归档是学院教师和其他人员在外事活动中的职责。监督、检查外事档案的归档工作是外事部门领导和兼职档案人员的责任。

第六条  归档范围

凡与我院有关的外事活动所形成的不同载体的文件材料，主要包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。

第七条  归档时间

外事档案在次年六月底前归档。

　第八条  整理组卷

1、归档文件的整理

①一般以一份文件为一件；

②文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后；

③正文与附件合为一件。正文在前，附件在后；

④原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在后；

⑤转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后；

⑥同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告与批复、函与复函等同此处理）。批复在前，请示在后（报告与批复、函与复函等同此处理）。

⑦正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合为一件；

⑧报表、名册、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。

2、不归档的文件材料

①上级有关外事工作普发的（非专指高校）、不办的文件；

②未定稿的各种文件；

③未生效的合同、协议书；

④无查考利用价值的一般性、临时性函件；

⑤重份文件，校内各单位发来的文件；

⑥与校外单位交换来的文件；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

3、根据外事文件材料的形成规律，按永、长、短的顺序排列，保持其有机联系和便于查考的原则进行组卷。原则上相同内容文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。

　　第九条  立卷归档文件以件为单位进行装订。外事档案文件材料均须除去金属物，用线装定。对在装订线以外有字迹的文字材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊。

第十条  分类、编号

归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类。

1.档号的构成：年度+分类号+案卷号。如：

20XX—WS(11～15)—1～n

↓       ↓         ↓

年度号    分类号     案卷号

注：外事档案的归档时间采用自然年度。分类号中的二级类目见《四川理工学院档案实体分类和档号编制方案》。

2.编写案卷页码

①以件为单位编写页号，从“1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在左下角。

②在每份文件材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、件号。

第十一条　卷内目录的编制

①卷内文件在分类、排列、编号后，以卷为单位编制目录。

②卷内目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。

③填写卷内文件目录的方法

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号

日期：文件的形成时间。

页号：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页号。

第十二条　案卷装盒、编目和排架

1、装盒

①卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目；

②备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期

卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

整理人：由组成本卷的责任者签名；

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名；

日  期：案卷整理完毕的日期。

2、编制案卷目录。档号、案卷题名、页数、起止时间、保管期限，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。

3、科学排架

　　第十三条　凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）之有关规定。如公文用纸统一为A4型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。

第十四条  本《规则》自下发之日起执行，由院档案馆负责解释。

附件一：

　　　四川理工学院外事类档案归档范围和保管期限表

　　　　　　　　　  　  WS11　　综　合

  1　 上级关于外事工作的文件材料　　　　　　　　　　　       　　    长期

  2　 本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等　　　　　　           长期

  3　 外事工作统计报表等　　　　　　　　　　　　　　　　        　   永久

  4　 外事工作会议材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　           长期

  1　　上级对出国(境)人员的有关文件材料　　　　　　　　　          　长期

  2　　国际学术会议论文　　　　　　　　　　　　　　　　      　　   长期

  3　　投寄国外的学术论文　　　　　　　　　　　　　　　　      　   长期

  4　　出国(境)人员考察、访问材料　　　　　　　　　　　      　　    长期

  5　　出国(境)讲学、研究人员有关材料　　　　　　　　　　      　    长期

  6　　出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证

　　　 书(影印件)　　　　　　　　　　　　　　　　　　    　　        永久

  7　　国际比赛、竞赛　　　　　　　　　　　　　　　　　    　　     长期

    1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件　　　　          长期

    2  外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料　　　　          长期

    3  外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教

　　　 材等材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　    永久

    4  来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料　　　　　　          长期

    5  国际比赛、竞赛　　　　　　　　　　　　　　　　　　　          长期

    1　　中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录　　         永久

    2　　本院完成的国际合作项目、成果等材料　　　　　　　　　         永久

    3　　合作项目中国外单位完成项目、成果等材料　　　　　　　         长期

    4　　授予外籍人员名誉称号的材料　　　　　　　　　　　　             永久

    5　　双方互赠的礼品、纪念品　　　　　　　　　　　　　　　         长期

    6　　国际会议的有关材料　　　　　　　　　　　　　　　　　         长期

   1　　录取审批材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　          永久

   2　　学籍登记表、学籍卡片　　　　　　　　　　　　　　　　          永久

   3　　教学计划、大纲、安排　　　　　　　　　　　　　　　　          长期

   4　　学习情况、成绩及评语　　　　　　　　　　　　　　　　          永久

   5　　学位论文及学位证书复印件　　　　　　　　　　　　　　          长期

   6　　学生名册　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　          永久

   7　　学生去向及有关材料　　　　　　　　　　　　　　　　　          长期

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